Trong thế giới công nghệ phát triển không ngừng, nơi mọi tác vụ dường như đều đòi hỏi sự chú ý của bạn, chìa khóa để vượt qua sự ồn ào này lại đơn giản một cách đáng ngạc nhiên: hãy tuân theo một quy tắc duy nhất, kiên trì với nó và bắt tay vào hành động. Là một chuyên gia lâu năm trong lĩnh vực công nghệ và năng suất, tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng nhiệm vụ được ưu tiên một cách cẩn trọng. Phương pháp này không chỉ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất mà còn mang lại sự rõ ràng trong quản lý công việc hàng ngày.
Nguyên Tắc Cốt Lõi: Luật Danh Sách Ưu Tiên Là Gì?
Hãy hình dung bạn có một danh sách dài các việc cần làm, từ việc gửi email quan trọng đến việc viết báo cáo phức tạp. “Luật Danh Sách Ưu Tiên” (Priority List Rule) là một phương pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả: tạo một danh sách các nhiệm vụ được xếp hạng theo tầm quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ mục nào.
Nghe có vẻ cơ bản, nhưng đây chính là điểm mấu chốt. Không có những thủ thuật phức tạp, không có hệ thống mã hóa màu sắc cầu kỳ, cũng không cần các ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi nhắc nhở. Bạn chỉ cần xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và hành động. Việc này không dựa trên việc nhiệm vụ nào nhanh nhất, dễ nhất, hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên mức độ cấp bách, tính thời điểm, hoặc yêu cầu từ quản lý và đội nhóm của bạn.
Đây là nơi hầu hết mọi người vấp ngã. Họ viết ra danh sách và ngay lập tức muốn bỏ qua. Nhiệm vụ số 1 có vẻ nặng nề, nên họ nhảy sang Nhiệm vụ số 6 để có một “chiến thắng nhanh”, theo đuổi cảm giác thỏa mãn tức thời và tự trấn an rằng mình đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, đó không phải là sự hiệu quả thực sự. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn đã nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa được động đến. Công việc quan trọng cần bàn giao vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa các slide của ngày hôm qua.
“Luật Danh Sách Ưu Tiên” chấm dứt điều này, không có việc sắp xếp lại hay thỏa hiệp. Bạn thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba – luôn theo thứ tự. Phương pháp này không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn cảm giác ảo về sự tiến bộ nhanh chóng. Với cách này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ thấy được những kết quả có ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng và bạn ngừng lãng phí năng lượng để quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây Dựng Danh Sách và Trao Quyền Quyết Định
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ đang có trong đầu bạn – nhỏ, lớn, đang dang dở, hay chỉ là những ý tưởng. Viết ra tất cả mọi thứ mà bạn có thể nghĩ tới. Đừng lo lắng về việc phân loại vội vàng, hãy coi đây là việc sắp xếp các công cụ của bạn trước khi bắt tay vào xây dựng.
Danh sách các công việc chưa được sắp xếp trên notepad.
Khi danh sách hoàn tất, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì có vẻ hấp dẫn hay những gì sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ cấp bách và sự liên quan. Tránh dán nhãn mọi thứ là “ưu tiên cao”, vì điều đó không thực sự ưu tiên tầm quan trọng của các nhiệm vụ. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thường tự hỏi mình những câu hỏi sau: Việc gì cần được thực hiện trước tiên vì có người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ xuất hiện trong tâm trí bạn chính là những nhiệm vụ thuộc hàng đầu. Nếu tôi không chắc chắn liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày công sức lãng phí.
Danh sách công việc đã được sắp xếp ưu tiên theo tầm quan trọng.
Khi danh sách đã được hoàn thiện, thử thách thực sự mới bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng rồi những lý do bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có hứng thú với Nhiệm vụ số 1 lúc này, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy vòng quanh và chọn những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự tạo. Mỗi lần đi chệch hướng là một sự đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên theo cách thực sự hiệu quả.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công việc bạn đã đầu tư. Đừng quyết định lại toàn bộ ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Não bộ của bạn sẽ cố gắng đàm phán lại, đừng bận tâm đến nó.
Ưu Tiên Không Phải Đoán Mò, Mà Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn ngồi một mình với suy nghĩ của mình, đưa ra quyết định và tự mình tiến lên. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị cấp trên khiển trách vì dành hai ngày cho một việc có thể chờ được một tuần.
Bước này là vô cùng cần thiết: Nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đó là một phần quan trọng của việc tuân thủ “Luật Danh Sách Ưu Tiên”.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, hãy đơn giản là hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó kiểu như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và B, anh/chị muốn tôi xử lý việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm đáng tin cậy – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn mắc kẹt chờ đợi ý kiến, tốt hơn là tiến lên một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hỏi người quen thuộc với dự án để có quan điểm của họ và giữ một ghi chép ngắn gọn về những gì bạn đã quyết định, tại sao và khi nào bạn liên hệ.
Không một quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động này. Tốt hơn nhiều khi dành 60 giây để hỏi hướng dẫn so với hàng giờ sửa chữa một sai lầm do đoán mò mà không lên tiếng.
Loại Bỏ Quyết Định Dựa Trên Cảm Xúc
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự công việc của bạn dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất. Bạn lãng phí năng lượng sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này lật ngược lại điều đó. Thay vì uốn cong danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng các yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất vào thời điểm tập trung cao độ, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại tầm nhìn, bước ra ngoài một chút, bất cứ điều gì chuẩn bị cho tôi hành động. Dù tôi làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hoặc bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy dành một quãng nghỉ ngắn giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những công việc dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, cũng giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa sự mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đi kèm với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không hoài nghi, chỉ có sự tiến bộ đều đặn.
Xây Dựng Đà Tiến, Không Phụ Thuộc Vào Động Lực
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng động lực có thể dao động mạnh mẽ. Nếu bạn dựa vào động lực như yếu tố thúc đẩy chính, kết quả làm việc của bạn sẽ không đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, “Luật Danh Sách Ưu Tiên” xây dựng dựa trên đà tiến (momentum).
Đà tiến không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt đầu và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến đâu – thành công đó sẽ được cộng dồn. Vì bạn đã tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo tưởng về sự tiến bộ. Rất dễ để đánh lừa bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra thay đổi lớn, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác dễ chịu tức thời.
Trong kinh nghiệm của tôi, đà tiến đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra chuyển động tiến lên có ý nghĩa. Loại tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tích lũy kết quả và tạo dựng uy tín trong môi trường làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du của những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn.
Khi Chệch Hướng, Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng rất nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ lại đi theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua quy tắc hoàn toàn. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy dùng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao “Luật Danh Sách Ưu Tiên” lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc sắp xếp lại danh sách của mình, hãy dừng lại, hít thở, quay lại danh sách và cam kết lại với thứ tự.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đã hiệu quả và thực hành tuân thủ nó.
Với “Luật Danh Sách Ưu Tiên”, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy biến việc tạo danh sách, thiết lập thứ tự và làm việc qua từng mục một, không thỏa hiệp, thành một thói quen. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng nhanh chóng thay thế sự hỗn loạn.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về phương pháp “Luật Danh Sách Ưu Tiên” này, liệu bạn có kinh nghiệm hay mẹo nào khác để quản lý công việc hiệu quả hơn không?
