Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho hàng triệu người dùng trên toàn thế giới nhờ khả năng linh hoạt và đa năng. Phiên bản miễn phí của Notion mang lại rất nhiều giá trị, giúp bạn tổ chức công việc cá nhân, ghi chú, và quản lý dự án cơ bản. Tuy nhiên, nếu bạn là một người dùng chuyên nghiệp, thường xuyên làm việc với khối lượng dữ liệu lớn hoặc cần sự hợp tác nhóm, một gói đăng ký Notion Plus có thể thay đổi hoàn toàn trải nghiệm làm việc của bạn. Đây không chỉ là một khoản đầu tư xứng đáng mà còn có thể tự chi trả cho chính nó thông qua việc tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất.
Với vai trò là một chuyên gia tại meocongnghe.com, tôi nhận thấy Notion Plus mang đến những nâng cấp vượt trội so với phiên bản miễn phí, đặc biệt là ở 6 khía cạnh chính. Những tính năng này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, quản lý dự án một cách khoa học và chuyên nghiệp hơn, khẳng định vị thế của Notion là một trong những nền tảng năng suất hàng đầu hiện nay.
1. Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc Với Tính Năng Tự Động Hóa (Automations)
Trong quy trình làm việc hàng ngày của nhiều người dùng Notion, việc cập nhật trạng thái các tác vụ thường xuyên diễn ra và khá tẻ nhạt. Đặc biệt với các bảng lớn, việc phải chỉnh sửa thủ công từng trường dữ liệu mỗi khi có thay đổi trạng thái có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Phiên bản miễn phí của Notion không hỗ trợ tính năng tự động hóa, khiến bạn phải thực hiện các thao tác này bằng tay.
Với Notion Plus, tính năng Automations trở thành một trợ thủ đắc lực. Chỉ cần thay đổi một trường dữ liệu dạng danh sách thả xuống (drop-down), mọi trường liên quan khác trong bảng sẽ tự động cập nhật. Điều này biến việc quản lý tác vụ trở nên cực kỳ dễ dàng, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Notion tự động cập nhật trạng thái dự án Asana đã đồng bộ
Chẳng hạn, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái các bài viết. Mỗi khi hoàn thành việc lên ý tưởng (pitch) hoặc viết bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính “trạng thái” trong bảng, các thuộc tính khác như ngày hoàn thành hay tiến độ sẽ tự động điều chỉnh. Ngoài ra, bạn còn có thể thiết lập các tự động hóa theo lịch trình cho các quy trình làm việc định kỳ.
Nhờ Automations, việc theo dõi công việc trên Notion trở nên hiệu quả hơn nhiều. Trước khi có gói Plus, việc cập nhật thủ công từng thuộc tính trong các bảng Notion trở nên khó khăn mỗi khi khối lượng công việc tăng lên. Giờ đây, mọi thứ đều được xử lý gọn gàng và tự động.
2. Không Giới Hạn Khối (Blocks) và Dung Lượng Tải Lên: Sức Mạnh Tổ Chức Vượt Trội
Notion blocks là các thành phần cơ bản mà bạn đặt trên một trang để thực hiện các tác vụ cụ thể, có thể là danh sách việc cần làm, hộp kiểm, nội dung nhúng, hoặc thậm chí là các đoạn văn bản thông thường. Phiên bản Notion miễn phí giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang của mình với người khác, điều này có thể gây trở ngại lớn cho các dự án cộng tác quy mô lớn.
Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, mang lại cho bạn không giới hạn khối để xây dựng nội dung. Đồng thời, bạn có thể mời tới 100 khách (guests) vào trang của mình. Điều này đặc biệt hữu ích cho các không gian làm việc nhóm, cho phép các thành viên xây dựng các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không cần lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài.
Ví dụ, khi phát triển website, các tài liệu dự án thường được chia sẻ giữa nhiều thành viên trong nhóm, mỗi người phụ trách một phần riêng biệt như thiết kế, lập trình backend, tài liệu khách hàng, v.v. Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức tất cả thông tin về một website, từ thiết kế đến tài liệu mã nguồn, trên một trang duy nhất và chia sẻ với các đồng đội.
Ngoài ra, bạn còn nhận được dung lượng tải lên không giới hạn, với mỗi tệp tải lên giới hạn 5GB. Dung lượng này quá đủ để tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản kỹ thuật số, mã nguồn và mọi thứ cần thiết liên quan đến một dự án cụ thể trên một trang Notion duy nhất. Điều này giúp quá trình hợp tác trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ Dự Án: Nắm Bắt Bức Tranh Tổng Thể
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dưới nhiều dạng khác nhau như biểu đồ đường (line), biểu đồ cột (bar) và biểu đồ tròn (donut). Kết hợp với tính năng tự động hóa, việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ đơn giản. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ hoàn thành tác vụ và xem tổng thể tiến độ của cả dự án chỉ trong nháy mắt.
Giao diện Notion hiển thị các thanh tiến độ quản lý công việc
Mặc dù có thể thực hiện việc này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ cần nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Việc sử dụng các thuộc tính liên kết (relation) và tổng hợp (rollup) là cách dễ nhất để đạt được điều này. Chẳng hạn, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành của một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính tổng hợp được liên kết với các hộp kiểm (checkboxes) theo dõi các mục tiêu cá nhân.
Việc trực quan hóa tiến độ mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết dự án đã đi đến đâu. Các chỉ số trực quan giúp bạn dễ dàng ưu tiên các tác vụ, phân bổ nguồn lực vào đúng lĩnh vực, tăng tính trách nhiệm và giúp bạn theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch Sử Trang Dài Hơn: An Tâm Khi Làm Việc Và Phục Hồi Dữ Liệu
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó đã quá lâu và chương trình bạn đang dùng không lưu lịch sử đủ dài chưa? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói đăng ký Plus, bạn sẽ có 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với 7 ngày trong phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng tối đa 30 ngày.
Tính năng lịch sử phiên bản của trang Notion
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang. Khi chia sẻ trang với các thành viên trong nhóm hoặc khách, tôi cũng không còn căng thẳng về việc ai đó có thể vô tình xóa một đoạn văn hoặc bảng quan trọng.
Tính năng này cũng giúp tôi theo dõi sự phát triển của tài liệu và dự án theo thời gian. Tôi thường xuyên xem lại các phiên bản trang cũ và mới để thấy một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Tôi cũng sử dụng nó để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của công việc có thể bị mất nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng lớn hơn nhiều so với chi phí đăng ký.
5. Đa Dạng Cơ Sở Dữ Liệu và Đồng Bộ Hóa: Quản Lý Dự Án Toàn Diện
Bạn chỉ được phép sử dụng một cơ sở dữ liệu đồng bộ (synced database) trên gói Notion miễn phí, điều này có thể gây khó khăn nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ bên ngoài như GitHub và Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm không giới hạn cơ sở dữ liệu, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ kho lưu trữ GitHub vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của mình, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ đó. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Cơ sở dữ liệu đồng bộ trong Notion với các tác vụ từ GitHub
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang, theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion duy nhất. Giới hạn hàng (row limit) trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), giúp xử lý các kho lưu trữ lớn mà không gặp vấn đề gì.
Nhìn chung, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các tác vụ và đề cập đến các vé (tickets) hoặc vấn đề này ở bất cứ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu được đồng bộ từ GitHub và Jira, giúp việc theo dõi yêu cầu kéo và bất kỳ tác vụ hoặc vấn đề nào trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
6. Tùy Chỉnh Giao Diện: Nâng Tầm Trải Nghiệm và Thương Hiệu
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus mang đến cho bạn quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang web. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh biểu tượng favicon và bản xem trước khi chia sẻ, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh, và nhiều hơn nữa. Các tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng, những người cần có một nhận diện thương hiệu cụ thể và không muốn tài liệu của họ trông như được tạo ra vội vàng trong một chương trình bên ngoài.
Thiết bị di động hiển thị website được tạo bằng Notion Sites và các bản phác thảo thiết kế
Ngoài ra, tôi cũng có thể điều chỉnh giao diện các trang Notion của mình để chúng trông đẹp mắt hơn. Mặc dù mất một chút thời gian để thiết kế trang theo ý muốn, nhưng một không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn sẽ phải nhìn chằm chằm vào một tài liệu trong nhiều giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp hơn thiết kế mặc định của Notion.
Tôi không thực hiện điều này cho mọi trang mình có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ thường xuyên để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng mạnh.
Kết Luận
Notion Plus thực sự có thể tạo ra những điều kỳ diệu nếu bạn sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi lại, theo dõi công việc, tiến độ và các dự án. Các tính năng mà gói Plus cung cấp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, điều này cuối cùng sẽ tự bù đắp cho chi phí đăng ký. Nếu bạn đang tìm cách tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý dự án lớn hơn và nâng cao trải nghiệm sử dụng Notion, việc nâng cấp lên Notion Plus chắc chắn là một quyết định sáng suốt.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những lợi ích của Notion Plus trong phần bình luận bên dưới, và đừng quên khám phá thêm các bài viết khác về tối ưu năng suất và công nghệ tại meocongnghe.com nhé!
Tài liệu tham khảo
- Notion – Synced databases
- Notion – Website building use case
- Shutterstock
- Notion Sites: Is it worth using?
