Chúng ta đều từng bị cuốn theo những lời “thần thánh hóa” về các thủ thuật tăng năng suất đang thịnh hành. Với tư cách là một người đam mê công nghệ và luôn tìm cách tối ưu hóa hiệu quả công việc, tôi đã dành thời gian để tự mình thử nghiệm nhiều phương pháp phổ biến. Tuy nhiên, sau quá trình trải nghiệm thực tế, tôi nhận ra rằng một số kỹ thuật năng suất dường như chỉ phù hợp để bán sách hơn là cải thiện cuộc sống và công việc hàng ngày.
Bài viết này sẽ chia sẻ kinh nghiệm cá nhân của tôi về 7 phương pháp quản lý thời gian và tăng năng suất được quảng bá rầm rộ, cùng với lý do tại sao chúng lại không hiệu quả (hoặc không phù hợp) với tôi. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn có cái nhìn đa chiều hơn và tìm ra con đường hiệu quả nhất cho riêng mình.
1. Time-Blocking và Timeboxing: Hứa Hẹn Nhưng Khó Thực Thi
Là một trong những kỹ thuật năng suất phổ biến nhất, Time-blocking (chặn thời gian) là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Về cơ bản, bạn sẽ phân bổ các khối thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ hoặc hoạt động trong lịch của mình. Nhưng thành thật mà nói, đối với tôi, nó là một thảm họa hoàn toàn. Tôi nhanh chóng gặp phải vô số nhược điểm của việc duy trì một lịch trình quá cứng nhắc, chẳng hạn như cảm giác liên tục bị choáng ngợp. Hơn nữa, tôi thường xuyên cảm thấy áp lực phải hoàn hảo; chỉ cần lệch vài phút là cả ngày của tôi bị xáo trộn.
Tạo và tùy chỉnh cuộc họp mới trong giao diện lịch
Sau đó, tôi chuyển sang Timeboxing (đóng hộp thời gian). Kỹ thuật này tương tự Time-blocking, nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn sẽ phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc tự do nói chung thay vì cho một dự án của khách hàng cụ thể nào đó. Mặc dù cải thiện hơn một chút, tôi vẫn không thích cảm giác bị giới hạn trong khuôn khổ này.
Hiện tại, tôi vẫn làm việc với số giờ tương đối cố định mỗi ngày, nhưng lịch trình của tôi linh hoạt hơn nhiều. Kết quả là tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn.
2. Kỹ Thuật Pomodoro: Ngắt Quãng Hiệu Suất?
Kỹ thuật Pomodoro thường bao gồm làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi ngắn. Tôi cần đưa các khoảng nghỉ màn hình vào thói quen của mình vì tôi thường dán mắt vào máy tính liên tục sáu giờ liền, và sau đó tự hỏi tại sao mình không thể hoàn thành bất cứ việc gì vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro không hoạt động theo cách thông thường của nó đối với tôi.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Đến lúc đó, tôi mới chỉ vừa bắt đầu vào guồng với một nhiệm vụ. Tính chất “dừng-khởi động” quá nhiều khiến tôi cảm thấy khó chịu và bực bội.
Để khắc phục nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, tôi đã thay đổi bằng cách nghỉ ngơi mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng khung thời gian lên – đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai” (Building a Second Brain): Phức Tạp Hóa Vấn Đề
Cách đây vài năm, tôi bị cuốn vào trào lưu năng suất và đó là lúc tôi khám phá ra cuốn sách Building a Second Brain của Tiago Forte. Tuy nhiên, mặc dù tôi rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, phương pháp “bộ não thứ hai” lại không hiệu quả với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi cảm thấy quá tải và thậm chí không thể đọc hết cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng được thiết kế để xây dựng “bộ não thứ hai”, nhưng điều này cũng không giúp ích gì. Ngay sau đó, tôi tình cờ thấy meme “Just Use Apple Notes” (chỉ cần dùng Apple Notes) – điều này khá đúng với cảm giác của tôi lúc đó.
Thành thật mà nói, tôi nghĩ rằng việc xây dựng “bộ não thứ hai” là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của mình đòi hỏi một hệ thống phức tạp đến vậy.
4. “Ăn Con Ếch” (Eating the Frog): Ưu Tiên Đúng Cách
“Ăn con ếch” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày trước tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong việc mà mình không thích nhất, cả ngày còn lại sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng luôn cố gắng “ăn con ếch”, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa thời gian.
Tôi dành thời gian để suy nghĩ tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “ăn con ếch” chỉ hiệu quả nếu tôi có một dự án cá nhân hoặc một điều gì đó tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một công việc, tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành một việc khác và gạch nó ra khỏi danh sách việc cần làm của mình. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ kia mà không bị phân tâm.
Trở thành một người theo chủ nghĩa “thiết yếu” (essentialist) và chỉ làm những nhiệm vụ thực sự mang lại kết quả giúp tôi không còn cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố tình đưa ít việc hơn vào danh sách việc cần làm của mình; nếu mỗi giờ đều kín lịch, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower: Phân Loại Hay Trì Hoãn?
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng cách sử dụng Ma Trận Eisenhower bằng cách chia các nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy quyền và Loại bỏ.
Mặc dù khái niệm này rất hay, nhưng tôi đã dành quá nhiều thời gian để bị ám ảnh về việc nhiệm vụ nên được xếp vào đâu và kết quả là hoàn thành rất ít việc. Đối với tôi, đó lại là một cách khác để trì hoãn.
Cài đặt tác vụ ít ưu tiên nhất trong Todoist
Giống như “ăn con ếch”, tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu. Ví dụ, điều gì thúc đẩy tôi tiến lên với tư cách là một freelancer? Đó là viết, chỉnh sửa, lên ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác đều là “có thì tốt” chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lên Kế Hoạch Tuần Chi Tiết: Thiếu Linh Hoạt, Dễ Căng Thẳng
Tôi đã trải qua một giai đoạn khi tôi lập kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm hàng tuần của mình trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp tôi tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế, tôi không thể tập trung tốt hơn. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch cả tuần trước khiến tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại với danh sách việc cần làm cạnh cuốn sổ tay với danh sách việc cần làm viết tay, một cây bút và vài ghi chú dán xung quanh.
Vì tôi là một freelancer, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phải phản ứng với một câu chuyện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt thời gian.
Tôi phải nói rằng tôi chắc chắn thấy lợi ích của việc lập kế hoạch cả tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần quyết định xem mình có thuộc các danh mục đó không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Sàng Lọc (Triage Technique): Chỉ Là Một Dạng Trì Hoãn Khác?
Kỹ thuật Sàng Lọc khá giống với Ma Trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục đích tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại làm rất ít để cải thiện cuộc sống hàng ngày của tôi.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một dạng trì hoãn. Không phải tôi muốn nghe có vẻ kiêu ngạo, nhưng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì Kỹ thuật Sàng Lọc làm là khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn và không giúp tôi tiết kiệm được bất kỳ thời gian nào.
Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi sẽ đơn giản đánh dấu nó là “khẩn cấp” trên danh sách việc cần làm viết tay của mình. Trước đây, tôi đã thêm một điểm đánh dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách việc cần làm; nhiều công cụ như TickTick và Todoist đều cho phép bạn làm điều này.
Cuộc sống không phải lúc nào cũng là một công thức cố định, và việc áp dụng một cách cứng nhắc các phương pháp năng suất có thể mang lại nhiều thất vọng hơn là hiệu quả.
Hãy khám phá và thử nghiệm nhiều kỹ thuật năng suất khác nhau để tìm ra những gì phù hợp nhất với bạn. Mặc dù tôi đã thành công với một số phương pháp, nhưng tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho các chiến thuật không phù hợp với nhu cầu của mình. Điều quan trọng là hiểu rõ bản thân và điều chỉnh phương pháp làm việc để phù hợp với phong cách sống và mục tiêu cá nhân.
Bạn đã từng thử phương pháp năng suất nào và có những trải nghiệm ra sao? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé!
