Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới, nhưng giống như thư mục khởi động trên máy tính, chúng ta không muốn bị quá tải bởi quá nhiều ý nghĩ lộn xộn trong tâm trí. Việc lập kế hoạch cho ngày mới ngay từ tối hôm trước mang lại lợi thế lớn, giúp bạn bắt đầu ngày một cách chủ động và hiệu quả.
Vì Sao Lập Kế Hoạch Buổi Tối Giúp Tăng Động Lực và Hiệu Suất Làm Việc?
Cảm giác uể oải sau khi thức dậy đồng nghĩa với việc bộ não của chúng ta chưa sẵn sàng cho những quyết định quan trọng. Lập kế hoạch vào đêm hôm trước khai thác một thủ thuật tâm lý mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức sẽ xử lý các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta hiệu quả hơn trong các nhiệm vụ nhận thức nhất định. Điều này giống như một vận động viên đã vào vị trí sẵn sàng trước khi tiếng súng hiệu lệnh vang lên.
Thay vì loay hoay với danh sách công việc khi đang uống cà phê, bạn sẽ biết chính xác mình cần bắt đầu từ đâu. Bạn không cho bộ não cơ hội để tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; mọi thứ đã được định sẵn. Sự rõ ràng giúp giảm bớt “ma sát”, từ đó thúc đẩy sự tập trung ngay lập tức. Bạn không cần phải mở điện thoại hay máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. Cá nhân tôi đã thử nghiệm sử dụng ChatGPT để thiết lập thói quen buổi sáng, và gần đây, tôi đã chuyển bài tập này sang buổi tối hôm trước.
ChatGPT được sử dụng làm trợ lý lập kế hoạch công việc hàng ngày
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm 15 đến 30 phút suy nghĩ lưỡng lự vào buổi sáng và chuyển hóa năng lượng đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải tuân theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn vẫn có thể hiệu quả, chỉ cần thử nghiệm với việc thực hiện nó vào tối hôm trước và xem liệu có giúp ích gì không. Bạn cũng có thể tận dụng những lợi ích tuyệt vời của giấy cho danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Buổi Sáng Dễ Dẫn Đến Trì Hoãn và Xao Nhãng Kỹ Thuật Số
Việc lập kế hoạch vào buổi sáng thường là vỏ bọc cho sự trì hoãn thay vì năng suất thực sự. Ý chí của chúng ta ở mức thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với hộp thư đến tràn ngập, tin nhắn Slack liên tục kêu bíp, hoặc một danh sách công việc lớn, không rõ ràng sẽ khiến chúng ta cảm thấy quá tải. Bộ não của chúng ta không còn biết ranh giới giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số nữa, vì vậy chúng ta dễ dàng trì hoãn.
Bạn có thể tự nhủ: “Mình chỉ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút biến mất chỉ để phản ứng theo lịch trình của người khác thay vì của chính bạn. Hoặc bạn bị mắc kẹt khi nhìn chằm chằm vào một danh sách nhiệm vụ đáng sợ và đầu hàng trước những công việc dễ dàng hơn như sắp xếp màn hình máy tính. Lập kế hoạch vào buổi sáng thường biến thành công việc phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp đánh cắp sự tập trung trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số tôi sử dụng đã làm tình hình trở nên tồi tệ hơn theo nhiều cách khác nhau:
- Cơn sóng thần thông báo: Email và các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp tràn ngập tin nhắn chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lên kế hoạch trong ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách công việc khổng lồ, không được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra sự tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi đã thêm nhiệm vụ hoặc các tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch vào buổi tối như một liều thuốc xoa dịu chống lại điều này. Tôi có thể chủ động sắp xếp ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn kỹ thuật số và những phiền nhiễu ập đến.
Các Bước Lập Kế Hoạch Buổi Tối Hiệu Quả Bằng Công Cụ Kỹ Thuật Số
Bắt đầu khá đơn giản. Hãy sử dụng cấu trúc chung để xây dựng nghi thức buổi tối nhất quán, chỉ mất từ 5 đến 10 phút của riêng bạn. Hãy nhớ rằng, công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen.
“Xả” Não (Brain Dump) và Ghi Lại Ý Tưởng
Giải phóng tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ hoặc nhiệm vụ lướt qua. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, ghi lại suy nghĩ của bạn dưới dạng nhật ký giọng nói cũng là một thử nghiệm đáng giá để tiết kiệm thời gian.
Rà Soát và Ưu Tiên Nhiệm Vụ (MIT)
Mở ứng dụng quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do hoặc TickTick. Rà soát các ghi chú mới, danh sách công việc và lịch trình của ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất (Most Important Task – MIT) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi nó là Điểm nhấn hàng ngày của tôi (My Daily Highlight), và tôi phân loại nó là một thứ Khẩn cấp, Hài lòng, hoặc Vui vẻ.
Bảng Google Sheets hiển thị "Điểm nhấn hàng ngày" và các nhiệm vụ ưu tiên
Hạn chế các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn ở mức 3 đến 5 mục quan trọng để giảm bớt sự choáng ngợp. Sử dụng danh sách “Khi nào rảnh” (Someday) hoặc hoãn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Sắp Xếp Thời Gian (Time Blocking) hoặc Gộp Nhiệm Vụ (Task Batching)
Sử dụng các ứng dụng phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn sắp xếp công việc, thời gian nghỉ ngơi, tập thể dục và ăn trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn.
Tô màu các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.). Nếu Sắp xếp thời gian (Time Blocking) không hiệu quả với bạn, hãy thử Gộp nhiệm vụ (Task Batching). Cá nhân tôi liên tục chuyển đổi giữa hai phương pháp này vì các ngày và nhiệm vụ không phải lúc nào cũng giống nhau.
Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mới
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai. Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết trong lịch hoặc ghi chú tác vụ của bạn. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi sẽ đánh dấu chúng trong một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây.”
Khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng của mình, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (Focus Modes) trên iOS/macOS hoặc Phúc lợi Kỹ thuật số (Digital Wellbeing)/Không Làm Phiền (Do Not Disturb) trên Android để tắt tiếng các phiền nhiễu trong các khoảng thời gian làm việc.
Chế độ Tập trung (Focus Mode) trên giao diện Android giúp người dùng không bị xao nhãng
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây, nhưng những mẹo này áp dụng cho mọi thứ. Ví dụ, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ dùng vào tối hôm trước.
Kiểm Tra Lần Cuối và Cam Kết Thực Hiện
Quét lịch và danh sách nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết về mặt tinh thần với ứng dụng năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có — đồng hồ.
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ là viết một danh sách việc cần làm, đó là một thói quen chiến lược. Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp bộ não của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày hôm sau. Hơn nữa, hãy nhớ rằng nếu có điều gì đó bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt. Bạn sẽ đổi sự choáng ngợp lấy sự rõ ràng và căng thẳng buổi sáng bằng động lực tràn đầy.
Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc lập kế hoạch buổi tối đã giúp tăng năng suất như thế nào nhé!