Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với thêm một ứng dụng nữa. Trình quản lý danh sách công việc tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – nó mạnh mẽ, hoàn toàn miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng tôi đang nói đến Apple Reminders (Lời nhắc).
1. Tích hợp Siri: Ghi chú tức thì bằng giọng nói
Ý tưởng và các nhiệm vụ thường xuất hiện trong đầu bạn vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện nửa chừng, hay thậm chí trong phòng tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ ghi chú không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng Reminders chính là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Sử dụng Siri để thêm nhanh các tác vụ vào ứng dụng Apple Reminders trên iPhone
Sử dụng Siri là một trong những cách yêu thích của tôi để ghi lại các tác vụ một cách nhanh chóng trên máy Mac và iPhone. Thay vì phải mở ứng dụng Reminders và nhập tác vụ, tôi chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho John lúc 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một lời nhắc với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ đôi tay rảnh rỗi cho bất cứ công việc gì bạn đang làm.
2. Đồng bộ hóa liền mạch trên mọi thiết bị Apple
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm trình quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa không lỗi trên các thiết bị. Khi bạn kết nối các thiết bị của mình bằng cùng một Apple ID, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều sẽ cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ đợi bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone, và nó sẽ hiển thị trên máy Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự sắp xếp, cho dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang trên đường đi lại.
3. Kết nối chặt chẽ với các ứng dụng Apple khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất rời rạc – phải xoay sở giữa nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một phương pháp đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian.
Cách chia sẻ liên kết trang web từ Safari trực tiếp vào Apple Reminders để tạo ghi chú
Khi tôi thử chỉ sử dụng các ứng dụng của Apple cho công việc, tôi đã rất ngạc nhiên về mức độ phối hợp nhịp nhàng giữa chúng. Chẳng hạn:
- Tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với tính năng tích hợp Reminders, tôi có thể ngay lập tức tạo một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay, tất cả những gì tôi cần làm là chia sẻ liên kết Safari vào Reminders.
- Nếu một email cần được theo dõi, tôi chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ có liên kết đến email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn mượt mà, không bị phân tâm.
4. Thiết lập tổ chức linh hoạt, tiện lợi
Apple Reminders cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Mặc dù ban đầu chỉ có các danh sách đơn giản, bạn có thể nâng cao khả năng tổ chức của mình với các Mục (Sections), Danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí cả chế độ xem kiểu Kanban.
Giao diện xem theo cột (Kanban view) trong ứng dụng Apple Reminders giúp tổ chức công việc trực quan
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi phân loại chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Học tập. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Mục để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một mục cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi mục với các tác vụ con riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem theo cột kiểu Kanban để trực quan hóa các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả gọn gàng.
5. Nhắc nhở thông minh theo vị trí địa lý
Apple Reminders vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn thuần bằng cách cho phép bạn đặt các lời nhắc dựa trên vị trí, chúng sẽ kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm chứ không phải một thời điểm cụ thể.
Dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc, đúng chỗ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí tự nhắc nhở về các tác vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí trong Apple Reminders trên máy Mac
Dưới đây là cách đặt một lời nhắc dựa trên vị trí trên máy Mac của bạn:
- Mở Reminders để tạo một lời nhắc mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại vị trí (At a Location) để thêm địa điểm.
- Chọn xem lời nhắc sẽ kích hoạt khi Đến (Arriving) hay Rời khỏi (Leaving) địa điểm đó.
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn giản – nó là một trình quản lý tác vụ miễn phí và đầy đủ tính năng được tích hợp sẵn vào iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc vẫn đang phụ thuộc vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, thì đã đến lúc bạn nên thử ngay ứng dụng này.
