Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc và mạnh mẽ, chứa đựng vô vàn tính năng mà phần lớn người dùng chỉ khai thác được một phần nhỏ. Ngay cả những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm cũng thường xuyên khám phá ra những “viên ngọc ẩn” giúp cải thiện đáng kể năng suất và quy trình làm việc. Bài viết này sẽ bật mí 6 tính năng ít được biết đến nhưng cực kỳ hữu ích trong Microsoft Office, giúp bạn tối ưu hóa công việc và đạt được hiệu quả vượt trội.
1. Đọc Chính Tả và Chuyển Đổi Giọng Nói Thành Văn Bản
Bạn muốn biến suy nghĩ thành văn bản một cách nhanh chóng? Tính năng Đọc chính tả (Dictate) của Microsoft Word cho phép bạn chuyển đổi giọng nói thành văn bản một cách dễ dàng. Để bắt đầu, bạn chỉ cần truy cập thẻ Home, nhấp vào Dictate và cấp quyền truy cập micro cần thiết.
Giờ đây, bạn có thể thoải mái nói và để Microsoft Office thực hiện công việc gõ phím. Độ chính xác của tính năng này phụ thuộc nhiều vào giọng điệu và tốc độ nói của bạn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh cài đặt Dictate để bật tự động ngắt câu hoặc lọc các cụm từ nhạy cảm, giúp văn bản đầu ra hoàn thiện hơn.
Nếu nhu cầu của bạn không chỉ dừng lại ở việc đọc chính tả theo thời gian thực, tính năng Chuyển đổi giọng nói thành văn bản (Transcribe) trong Word và OneNote sẽ là công cụ đắc lực. Thay vì ghi chú truyền thống, bạn có thể tập trung lắng nghe và để phần mềm tạo ra một bản ghi văn bản chi tiết với phân công người nói, dấu thời gian và khả năng chỉnh sửa hoặc chèn các phần vào tài liệu. Bạn có thể ghi âm trực tiếp hoặc tải lên các tệp âm thanh đã ghi sẵn để thực hiện quá trình chuyển đổi.
2. Tìm Kiếm Thông Minh (Microsoft Search)
Chức năng tìm kiếm trong các ứng dụng Microsoft Office như Word và Excel không chỉ là công cụ để tìm kiếm trợ giúp. Nó còn hoạt động như một tính năng ra lệnh bằng văn bản, cho phép bạn nhanh chóng áp dụng các hành động cụ thể mà không cần phải cuộn qua Ribbon. Ví dụ, để chèn một bảng, bạn chỉ cần nhấp vào thanh tìm kiếm, gõ “chèn bảng” và sau đó nhấp vào “Thêm Bảng”.
Chức năng tìm kiếm thông minh Microsoft Search trong ứng dụng Word trên Windows 11 giúp thực thi lệnh nhanh chóng.
Tương tự, bạn có thể thêm hoặc xóa cột, biểu đồ, hình mờ và nhiều thứ khác vào tài liệu của mình mà không cần điều hướng qua Ribbon theo cách thủ công. Trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm công thức, sắp xếp dữ liệu hoặc áp dụng các tùy chọn định dạng, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác.
3. Hộp Thư Đến Ưu Tiên (Focused Inbox) trong Outlook
Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) trong Outlook là một tính năng năng suất được thiết kế để giúp bạn giữ ngăn nắp bằng cách tự động sắp xếp email. Khi được bật, nó sẽ gửi các tin nhắn quan trọng đến tab “Focused” (Ưu tiên) trong khi chuyển các email ít quan trọng hơn – như bản tin và quảng cáo – sang tab “Other” (Khác), từ đó giảm thiểu sự phân tâm và giúp bạn tập trung vào những việc cần thiết.
Bạn có thể kích hoạt Focused Inbox trong cài đặt Outlook. Mở ứng dụng Outlook, chọn Inbox của bạn và mở thẻ View (Xem). Sau đó, nhấp vào View settings (Cài đặt hiển thị) ở góc trên bên trái.
Trong thẻ Layout (Bố cục), chọn “Sort messages into Focused and Other” (Sắp xếp thư vào Ưu tiên và Khác) để bật Hộp thư đến ưu tiên.
Giao diện Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) đã được kích hoạt trong ứng dụng Outlook dành cho Windows.
Focused Inbox sử dụng thuật toán thông minh để ưu tiên email dựa trên tương tác trước đây của bạn với các liên hệ và người gửi quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tự di chuyển email sang tab Ưu tiên. Chỉ cần chọn và nhấp chuột phải vào email bạn muốn di chuyển, chọn Move (Di chuyển), sau đó chọn Focused hoặc Other, tùy thuộc vào vị trí bạn muốn gửi email đến.
4. Các Bước Nhanh (Quick Steps) trong Outlook
Các Bước Nhanh (Quick Steps) trong Outlook giúp bạn quản lý email nhanh hơn bằng cách áp dụng nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể tạo một Quick Step để chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến trưởng nhóm của bạn và đồng thời di chuyển chúng vào một thư mục đã định. Bạn thậm chí có thể thiết lập các phím tắt để truy cập nhanh hơn nữa, tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày của mình.
Hướng dẫn tạo một Bước nhanh (Quick Step) mới trong ứng dụng Outlook trên hệ điều hành Windows để tự động hóa tác vụ email.
Bạn có thể thiết lập Quick Steps trong cài đặt Outlook bằng cách sử dụng các hành động được xác định trước hoặc tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo Quick Steps tùy chỉnh cho các tác vụ như lưu email dưới dạng mẫu để dễ dàng sử dụng lại nhiều lần.
5. So Sánh Tài Liệu (Compare Documents) trong Word
Microsoft cung cấp một tính năng tiện lợi để so sánh hai tài liệu trong Word, mặc dù tính năng này chỉ có sẵn trong phiên bản desktop. Nó cho phép bạn xem lại các thay đổi, xác định sự khác biệt và phát hiện bất kỳ vấn đề nào trước khi hoàn thiện tài liệu của mình. Điều này đặc biệt hữu ích khi làm việc nhóm hoặc chỉnh sửa các phiên bản tài liệu.
Để so sánh tài liệu trong Word, hãy vào thẻ Review (Xem lại), nhấp vào Compare (So sánh) và chọn Compare Documents (So sánh Tài liệu). Trong hộp thoại Compare Documents, tải cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi từ ổ đĩa cục bộ của bạn, sau đó nhấp vào OK để tiến hành.
Word sau đó sẽ hợp nhất hai tài liệu và hiển thị các điểm khác biệt dưới dạng nhận xét trong bảng điều khiển bên cạnh. Nếu bạn hài lòng với các chỉnh sửa, bạn có thể hợp nhất chúng vào tài liệu gốc. Để hợp nhất tài liệu, trong thẻ Review, nhấp vào menu thả xuống cho Accept (Chấp nhận), sau đó chọn Accept All Changes (Chấp nhận Tất cả Thay đổi).
6. Trợ Lý Toán Học (Math Solver) trong OneNote
OneNote là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời vì nhiều lý do. Nếu bạn là sinh viên hoặc thường xuyên cần thực hiện các phép tính nhanh, OneNote có thể giúp bạn giải quyết các bài toán hoặc thực hiện phép tính một cách dễ dàng.
Để thấy khả năng giải toán của OneNote hoạt động, bạn chỉ cần viết biểu thức hoặc phương trình toán học của mình mà không có dấu cách, theo sau là dấu bằng để nhận kết quả. Ví dụ, gõ “(25+75)/2=” và nhấn Enter để xem lời giải.
OneNote có thể xử lý các phép tính số học cơ bản, đại số, và thậm chí một số phương trình phức tạp hơn. Nếu bạn có tài khoản Microsoft Work hoặc School, bạn cũng có thể truy cập tính năng Math Assistant (Trợ lý Toán học) để thực hiện các phép tính nâng cao hơn, cung cấp các bước giải chi tiết và công cụ hỗ trợ học tập.
Kết Luận
Microsoft Office thực sự là một kho tàng các tính năng hữu ích, nhiều trong số đó vẫn còn ẩn mình với người dùng phổ thông. Bằng cách khám phá và tận dụng các mẹo như Đọc Chính Tả, Tìm Kiếm Thông Minh, Hộp Thư Đến Ưu Tiên, Các Bước Nhanh, So Sánh Tài Liệu và Trợ Lý Toán Học, bạn có thể nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc và trải nghiệm sử dụng bộ ứng dụng này. Đừng ngần ngại thử nghiệm những tính năng này ngay hôm nay để biến công việc hàng ngày trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những tính năng yêu thích và khám phá mới trong phần bình luận!
