Bạn đã bao giờ tự hỏi, danh sách việc cần làm (to-do list) của mình thực sự có giải thích tại sao bạn hoàn thành một việc, hay tại sao bạn lại bỏ lỡ nó không? Với tôi, câu trả lời là không. Những to-do list chỉ chất chồng lên như những tượng đài của cảm giác tội lỗi. Chính vì vậy, tôi đã từ bỏ danh sách truyền thống và kết hợp hai phương pháp journaling để biến những tiếc nuối thành hành động cụ thể.
Tại Sao Journaling Trở Thành Lựa Chọn Tối Ưu Hơn To-do List Truyền Thống?
Trong nhiều năm, tôi đã chật vật với những to-do list dường như quá tải hoặc luôn dang dở vào giữa ngày. Việc gạch bỏ một mục mang lại sự hài lòng nhất thời, nhưng nó không thể nắm bắt được những ưu tiên hay suy nghĩ đang thay đổi của tôi. Tôi cần một hệ thống có thể làm nhiều hơn là chỉ liệt kê các nhiệm vụ; một thứ gì đó có thể kết hợp việc lên kế hoạch với ngữ cảnh, sự suy ngẫm, các ý tưởng và theo dõi tiến độ.
Journaling đã mang lại trải nghiệm phong phú hơn nhiều. Thay vì những danh sách kiểm tra tĩnh, journaling cho phép tôi kết nối các nhiệm vụ với ngữ cảnh và những hiểu biết cá nhân. Cách tiếp cận này giúp tôi giảm lo âu và tăng cường sự tập trung. Tôi nhận thấy rằng khi tôi viết nhật ký, tôi tự nhiên ghi lại các nhiệm vụ như một phần của dòng chảy công việc hàng ngày, thay vì những mục hành động riêng lẻ. Đó là lúc to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hữu ích đối với tôi.
Hệ Thống Năng Suất Cá Nhân: Kết Hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling
Hệ thống năng suất của tôi là sự kết hợp của hai kỹ thuật journaling: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi nhanh (rapid logging). Xin cảm ơn Ryder Carroll, người đã thiết kế ra nó. Bạn chỉ cần viết những ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Nó tuyệt vời để ghi lại các việc cần làm hàng ngày, đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích là khả năng thích ứng của nó. Tôi có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Hình ảnh minh họa hệ thống ghi chú Bullet Journal với các ký hiệu nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú.
Interstitial Journaling lấp đầy những khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là việc ghi lại những suy nghĩ, phản ánh, thử thách hoặc ghi chú tiến độ ngay khi chúng nảy sinh trong suốt cả ngày. Loại journaling này bắc cầu giữa việc lập kế hoạch và thực hiện. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó làm nổi bật những yếu tố cản trở như sự giảm sút năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường.
Trong hệ thống Bullet Journal, phần Ghi chú (Notes) có thể được sử dụng để “interstitially” ghi lại những suy nghĩ của bạn. Chỉ cần chú ý những khoảnh khắc khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc nghỉ ngơi.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký hàng ngày năng động về những gì tôi cần làm, tại sao nó quan trọng và cảm giác của tôi trong khi thực hiện. Nó cũng cung cấp một mảnh ghép còn thiếu mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện theo trình tự thời gian giúp tôi hiểu được sự hỗn loạn hàng ngày.
Cách Tích Hợp Hệ Thống Journaling Kỹ Thuật Số (Với Apple Notes)
Ban đầu, tôi dùng sổ tay vật lý. Mặc dù những lợi ích của việc sử dụng giấy cho to-do list hoặc journaling đã được biết đến, nhưng nó không thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh chóng hoặc đồng bộ hóa trên các thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Dưới đây là cách tôi tích hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling bằng Apple Notes như công cụ journaling mà tôi lựa chọn.
Thiết Lập Cấu Trúc Bullet Journal trong Apple Notes
Thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì tính nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Trong thư mục này, hãy thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen và đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập ghi chú trong các thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục như thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ điều gì trong đó.
Hướng dẫn tạo thư mục 'Bullet Journal' trong ứng dụng Apple Notes để tổ chức ghi chú năng suất.
Giao diện Apple Notes hiển thị các ghi chú được tổ chức trong thư mục Bullet Journal, giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày tháng, Nhiệm vụ (Tasks), Sự kiện (Events) của ngày hôm đó và không gian cho Ghi chú (Notes), nơi chứa những suy ngẫm Interstitial Journaling của tôi. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và sao chép nó hàng ngày hoặc lưu nó như một ghi chú có thể tái sử dụng.
Tôi hiện đang thử nghiệm thêm một phần Điểm nhấn hàng ngày (Daily Highlight) tập trung. Tôi đặt nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc khác biệt.
Thực Hành Interstitial Journaling & Các Tính Năng Hữu Ích
Để ghi lại những suy nghĩ và hiểu biết sâu sắc giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú, tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng những ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì mình đang làm, cảm giác của mình (ví dụ: tại sao tôi trì hoãn), hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Ví dụ về cách ghi lại nhiệm vụ và suy nghĩ hàng ngày trong một trang Bullet Journal số hóa trên Apple Notes.
Nếu có liên quan, tôi liên kết các ghi chú trong Apple Notes với các mục nhật ký Bullet Journal hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham khảo. Chỉ cần nhập >> bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp bổ sung thêm nội dung trong khi nắm bắt được dòng chảy trong ngày của tôi. Việc xem lại chúng cung cấp manh mối về các kiểu làm việc của tôi mà một to-do list đơn giản thường bỏ lỡ.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các thẻ như #năng-lượng-thấp, #tập-trung-cao, #mất-tập-trung. Sau này, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mẫu hình tiềm ẩn nào.
Màn hình Apple Notes minh họa việc liên kết ghi chú và sử dụng thẻ (tags) để theo dõi trạng thái năng suất trong Bullet Journal.
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống journaling này. Sử dụng danh sách kiểm tra để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng để theo dõi thói quen và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay bằng Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú thêm ghi chú của mình, làm cho nhật ký tương tác và trực quan hơn. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ đa năng để quản lý cả nhiệm vụ và suy ngẫm. Apple Notes cũng có tính năng Đường kẻ và Ô vuông, có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác như một cuốn nhật ký vật lý. Thêm vào đó, khóa nhật ký của bạn mang lại cảm giác riêng tư hơn.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ. Đó là về thói quen và hệ thống phù hợp với bạn. Cả hai phương pháp journaling đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt như một nhật ký) hoặc giấy đơn giản. Bạn chỉ cần các ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Tối Ưu Hệ Thống Journaling Với Apple Notes (Hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào Khác)
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi nhanh với các ký hiệu (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những thứ này dễ dàng tạo ra trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu bạn thích, bạn thậm chí có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: di chuyển có chủ đích (intentional migration).
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi xem xét kỹ lưỡng Nhật ký hàng ngày. Điều gì nên được chuyển tiếp? Điều gì không còn liên quan? Hành động có chủ đích này ngăn chặn việc tích tụ nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi đã sử dụng một biểu tượng mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển đến mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ cho sau này.
Quy trình di chuyển nhiệm vụ có chủ đích trong Bullet Journal, giúp duy trì sự tập trung và ngăn chặn tồn đọng công việc.
Tôi thường thích viết tự do các mục Interstitial Journaling của mình trong phần Ghi chú. Dưới đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như thế này, theo mô hình chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là những mục riêng lẻ. Việc biến chúng thành có chủ đích giúp tôi hình dung chúng rõ ràng hơn. Thậm chí bạn không cần phải luôn gõ phím. Thỉnh thoảng, tôi sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi âm nhật ký giọng nói nhằm theo dõi sự trì hoãn.
Kết Luận
Bất kỳ phương pháp journaling nào kết hợp việc ghi nhận nhiệm vụ với ngữ cảnh, sự phản ánh và xem xét có chủ đích đều có khả năng khiến một to-do list khô khan, thiếu ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Điều quan trọng không phải là để hệ thống trở thành một “con thú” mà bạn phải “thuần hóa”, khiến nó (chứ không phải các nhiệm vụ) chiếm đoạt sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống là bí quyết thực sự.
Bạn đã thử phương pháp nào để tối ưu năng suất? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn dưới phần bình luận nhé!
