Skip to content

Mẹo Công Nghệ

Mẹo Công Nghệ

  • Home » 
  • Máy Tính » 
  • Sử dụng AI Viết Email: Khi Nào Nên Và Không Nên Dùng?

Sử dụng AI Viết Email: Khi Nào Nên Và Không Nên Dùng?

By Administrator Tháng 8 5, 2025 0
ChatGPT biến các gạch đầu dòng thành một email hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, minh họa khả năng hỗ trợ soạn thảo email hiệu quả.
Table of Contents

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp bạn soạn thảo email chỉ trong vài giây, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên sử dụng nó mọi lúc. Một số email được hưởng lợi từ việc tự động hóa, trong khi những email khác lại cần sự chạm tay của con người. Biết khi nào nên để AI đảm nhiệm – và khi nào nên tự mình gõ phím – có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong giao tiếp.

AI Phù Hợp Cho Các Email Đơn Giản, Mang Tính Logistical

Đối với những email đơn giản, chẳng hạn như các tin nhắn hậu cần nhanh gọn, việc sử dụng AI để soạn thảo thư trả lời hầu như không có vấn đề gì. Nếu yêu cầu sáng tạo và tư duy phản biện không phải là yếu tố cốt lõi trong nội dung bạn muốn truyền tải, việc dùng AI sẽ không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.

Ví dụ, bạn có thể thử một lời nhắc đơn giản như “Viết một thư trả lời súc tích, chuyên nghiệp cho email dưới đây và đề xuất một cuộc họp lúc 11 giờ sáng” khi điều phối một cuộc họp đơn giản. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Giảm Gánh Nặng Khi Hộp Thư Quá Tải Với AI

Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp và bạn cần phải trả lời tất cả. Mặc dù chúng tôi thường khuyên nên tránh AI cho bất kỳ thứ gì đòi hỏi sự độc đáo, nhưng việc sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ trong quá trình soạn thảo phản hồi có thể giảm bớt gánh nặng viết lách của bạn.

Ví dụ, bạn có thể viết phản hồi của mình dưới dạng gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email mạch lạc, chuyên nghiệp.

ChatGPT biến các gạch đầu dòng thành một email hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, minh họa khả năng hỗ trợ soạn thảo email hiệu quả.ChatGPT biến các gạch đầu dòng thành một email hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, minh họa khả năng hỗ trợ soạn thảo email hiệu quả.

Bên cạnh đó, AI cũng có thể giúp bạn đọc lượng lớn email. Trong Outlook, Copilot cung cấp nhiều công cụ để xử lý email nhanh chóng, và nhiều công cụ AI khác như Grammarly hay Sanebox cũng có thể hỗ trợ bạn quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn.

AI Hỗ Trợ Tinh Chỉnh Và Nâng Cao Chất Lượng Email

Ngoài ra, nếu bạn gặp khó khăn khi viết email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ trợ cho quá trình tư duy và soạn thảo của bạn. Bạn có thể dán bản nháp email của mình và yêu cầu chỉnh sửa, cùng AI động não thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một văn phong chuyên nghiệp hơn.

Việc sử dụng các công cụ AI theo cách này không thay thế ý tưởng gốc của bạn, mà nó giúp bạn tinh chỉnh và hoàn thiện chúng. Nhờ vậy, nội dung email trở nên sắc sảo và truyền đạt thông điệp hiệu quả hơn.

Khi Nào Tuyệt Đối Không Nên Dùng AI: Yếu Tố Sáng Tạo Và Tư Duy Phản Biện

Trong khía cạnh về sự độc đáo, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất khi công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện của chính bạn. Việc dán một email nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong giao tiếp đơn giản. Nhưng khi bạn cần cung cấp ý kiến có giá trị về một vấn đề quan trọng, việc giao phó cho AI nói chung là không khôn ngoan.

Người quản lý, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn có lẽ muốn biết suy nghĩ của bạn, chứ không phải suy nghĩ của ChatGPT. AI vẫn có thể hữu ích như một công cụ bổ trợ, nhưng nó không thể thay thế sự sáng tạo của riêng bạn.

Cảnh Báo: Đừng Dùng AI Nếu Thiếu Thời Gian Chỉnh Sửa

Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra nội dung dài dòng, lặp đi lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” về prompt engineering (kỹ thuật đưa ra câu lệnh) hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong câu lệnh để có đầu ra tốt hơn, bạn nên chỉnh sửa đầu ra của ChatGPT trong hầu hết mọi trường hợp. Blaise Pascal từng nói nổi tiếng: “Nếu có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn,” và điều tương tự cũng áp dụng cho việc viết bằng AI.

Nếu bạn để ý, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các ví dụ về câu lệnh mà tôi tạo ra đều bao gồm từ “súc tích” ở đâu đó trong đó. Dù vậy, ngay cả phiên bản súc tích vẫn khá chung chung. Nó cần những chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn. Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh dùng AI hoàn toàn. Điều này bởi vì bạn có thể bị gắn cờ “AI-generated” do dương tính giả, ngay cả khi bạn không sử dụng nó.

Sử Dụng AI Email Có Thể Thể Hiện Sự Thiếu Tôn Trọng?

Khi bạn dùng AI để viết email, điều mà bạn chỉ mất vài giây để đưa ra câu lệnh, người nhận có thể mất hàng phút để đọc. Đã có lần tôi nhận được những email từ đồng nghiệp mà rõ ràng là họ đã dùng AI tạo sinh. Tôi vô cùng khó chịu với văn bản dài dòng, lan man mà tôi nhận được, biết rằng mình có lẽ đã dành nhiều thời gian đọc email hơn họ đã dành để viết.

Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tăng năng suất, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết. Một quy tắc vàng khi cân nhắc dùng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác là: Tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi dùng AI không?

AI có lẽ không thiếu tôn trọng thời gian của người nhận khi viết email đơn giản, phác thảo ý chính hoặc dùng như một công cụ hỗ trợ viết. Tuy nhiên, nếu bạn dùng AI chỉ vì bạn không muốn bỏ công sức viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên dùng AI. Đôi khi, im lặng còn hơn.

Share
facebookShare on FacebooktwitterShare on TwitterpinterestShare on Pinterest
linkedinShare on LinkedinvkShare on VkredditShare on ReddittumblrShare on TumblrviadeoShare on ViadeobufferShare on BufferpocketShare on PocketwhatsappShare on WhatsappviberShare on ViberemailShare on EmailskypeShare on SkypediggShare on DiggmyspaceShare on MyspacebloggerShare on Blogger YahooMailShare on Yahoo mailtelegramShare on TelegramMessengerShare on Facebook Messenger gmailShare on GmailamazonShare on AmazonSMSShare on SMS
Post navigation
Previous post

Những Thói Quen Xấu Đang ‘Giết Chết’ Hiệu Năng Laptop Của Bạn (Và Cách Khắc Phục)

Next post

Tự Động Liên Kết Ghi Chú Trong Obsidian: 4 Plugin Mạnh Mẽ Bạn Nên Biết

Administrator

Related Posts

Categories Máy Tính Sử dụng AI Viết Email: Khi Nào Nên Và Không Nên Dùng?

Khám Phá 6 Tính Năng Ẩn Trong Microsoft Office Tăng Năng Suất Vượt Trội

Categories Máy Tính Sử dụng AI Viết Email: Khi Nào Nên Và Không Nên Dùng?

SSD Di Động SanDisk Extreme 8TB: Giải Pháp Lưu Trữ Toàn Diện Cho Nhà Sáng Tạo

Categories Máy Tính Sử dụng AI Viết Email: Khi Nào Nên Và Không Nên Dùng?

Smart TV làm được gì hơn: 6 cách tận dụng TV thông minh của bạn

Leave a Comment Hủy

Recent Posts

  • Khám Phá 6 Tính Năng Ẩn Trong Microsoft Office Tăng Năng Suất Vượt Trội
  • SSD Di Động SanDisk Extreme 8TB: Giải Pháp Lưu Trữ Toàn Diện Cho Nhà Sáng Tạo
  • Smart TV làm được gì hơn: 6 cách tận dụng TV thông minh của bạn
  • Cách Sở Hữu VPN Hàng Đầu Với Chi Phí Tối Ưu Nhất
  • Tab Performance trong Task Manager: Hướng Dẫn Giám Sát và Tối Ưu Hiệu Suất Windows

Recent Comments

Không có bình luận nào để hiển thị.
Copyright © 2025 Mẹo Công Nghệ - Powered by Nevothemes.
Offcanvas
Offcanvas

  • Lost your password ?