Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (All-in-one productivity apps) thường được quảng cáo như giải pháp tối ưu giúp bạn sắp xếp mọi thứ một cách hiệu quả. Nghe có vẻ lý tưởng trên lý thuyết, nhưng trong thực tế, chúng hiếm khi hoạt động đúng như kỳ vọng và thường mang lại nhiều phiền toái hơn là lợi ích. Với kinh nghiệm dày dặn trong việc khám phá và đánh giá các công cụ công nghệ, chúng tôi nhận thấy rằng những ứng dụng này có nhiều nhược điểm tiềm ẩn mà người dùng Việt cần lưu ý trước khi quyết định sử dụng.
1. Chúng Gây Cảm Giác Cồng Kềnh và Quá Tải Tính Năng
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn sẽ có quyền truy cập vào vô số tính năng. Các công cụ này tích hợp lịch, danh sách việc cần làm (to-do lists), tính năng ghi chú và nhiều tiện ích khác. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy như mình đã tìm thấy “chén thánh” trong việc quản lý dự án và công việc – cho đến khi bạn bắt đầu thực sự sử dụng chúng (hoặc cố gắng sử dụng).
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có giao diện rối rắm và lộn xộn, đặc biệt nếu chúng là những ứng dụng mới và chưa có đủ thời gian để cải thiện trải nghiệm người dùng. Bảng điều khiển (dashboard) thường nặng nề và việc điều hướng có thể phức tạp hơn mức cần thiết. Điều này đặc biệt đúng với các tính năng như cài đặt cộng tác tài liệu, nơi sự phức tạp dễ dàng dẫn đến nhầm lẫn.
Cài đặt cộng tác tài liệu trên Spike, cho thấy các tùy chọn phức tạp
Ngay cả một số ứng dụng năng suất “tất cả trong một” đơn giản hơn cũng vẫn có thể gây cảm giác cồng kềnh khi chúng có quá nhiều tính năng. Việc sử dụng chúng trên máy tính để bàn đã đủ khó chịu, nhưng ứng dụng di động của chúng thường còn gây bực bội hơn nữa. Vì vậy, nếu bạn muốn theo dõi công việc khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ thất vọng với trải nghiệm kém tối ưu này.
2. Chúng Khiến Bạn Bị Choáng Ngợp
Một sai lầm lớn mà nhiều người mắc phải về năng suất là cố gắng làm cho nó trở nên quá phức tạp. Một số người dùng và thậm chí cả các nhà phát triển ứng dụng, lầm tưởng rằng càng nhiều tính năng thì một ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra trong thực tế lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành một “bậc thầy năng suất”, bạn thường cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức trong nhiều trường hợp.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây choáng ngợp và đôi khi bạn không biết bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, dẫn đến việc làm được ít việc hơn và dành nhiều thời gian hơn cho những công việc bảo trì vô ích. Đây là lý do chính khiến nhiều người bỏ cuộc giữa chừng khi dùng các công cụ này.
Notion là một ví dụ điển hình về vấn đề này. Mặc dù tôi rất thích sử dụng Notion để ghi chú (dù đôi khi nó có thể quá mức cần thiết), tôi không còn dùng công cụ này để tổ chức cuộc sống cá nhân của mình nữa. Quá thường xuyên, tôi cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu template mà Notion cung cấp. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng gây ra hiệu ứng tương tự. Việc mở một ứng dụng và bị “tấn công” bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực tế, và kết quả là tôi thà không dùng chúng. Nếu có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ bớt một số tính năng, đó lại là một câu chuyện khác.
3. Tính Ổn Định và Độ Tin Cậy Thấp
Với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực công nghệ và viết bài về các ứng dụng trong nhiều năm, tôi đã chứng kiến rất nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng đã thấy nhiều ứng dụng ra đời rồi biến mất, và tôi khá hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa thực sự đứng vững được qua thời gian. Xu hướng AI rầm rộ vào cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ điển hình; tôi đã thử rất nhiều ứng dụng mà giờ đây không còn tồn tại nữa.
Theo quan điểm của tôi, nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của mình nhưng lại có khả năng cao sẽ không còn tồn tại hoặc ngừng nhận cập nhật một khi nguồn vốn đầu tư mạo hiểm (VC money) cạn kiệt. Ngay cả khi tôi vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, tôi không muốn tự đẩy mình vào tình thế rủi ro, đối mặt với một trong những nguồn lây nhiễm phần mềm độc hại phổ biến nhất do phần mềm không được cập nhật.
Giao diện ứng dụng Obsidian trên cửa hàng ứng dụng của điện thoại, cho thấy một công cụ quản lý kiến thức chuyên biệt
Trước khi tôi sử dụng bất kỳ công cụ nào thường xuyên, đặc biệt là phần mềm năng suất, nó phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, tôi muốn nó đã có lợi nhuận vào thời điểm tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi tôi bắt đầu quen thuộc với tất cả các tính năng.
Bên cạnh việc không chắc chắn liệu chúng có tồn tại lâu dài hay không, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá không đáng tin cậy khi tôi sử dụng chúng. Ví dụ, tôi gặp phải tình trạng ứng dụng bị crash thường xuyên hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, tôi đã từng có những trường hợp thông tin của mình không được đồng bộ hóa hoặc bị xóa. Một điều khó chịu khác mà tôi thường gặp là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần phải đăng nhập lại mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng tôi muốn làm.
4. Bạn Sẽ Cảm Thấy Cần Một “Hệ Thống Hoàn Hảo”
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến bạn khó lòng không sử dụng một số trong số chúng. Ngoài việc ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trở nên đẹp mắt với các biểu đồ Gantt hay bảng Kanban thẩm mỹ. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, nhưng bạn thường sẽ làm được ít việc hơn so với khi bạn giữ mọi thứ đơn giản.
Plugin Kanban cho việc quản lý tác vụ trực quan trong Obsidian, thể hiện khả năng tùy biến nâng cao
Khi sử dụng những công cụ này, bạn sẽ thường cảm thấy mình cần một hệ thống hoàn hảo. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ và sử dụng sự phối hợp màu sắc lý tưởng, bạn có thể cảm thấy như việc bắt tay vào làm những công việc bạn đã liệt kê là một sự lãng phí thời gian.
Bạn có thể tạo ra một hệ thống hoàn hảo vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần quá nhiều “chuông và còi” (bells and whistles) như vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và thực sự bắt tay vào làm việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương pháp thay thế khác thường bị đánh giá quá cao.
5. Có Thể Đạt Hiệu Quả Tương Tự Với Các Ứng Dụng Đơn Giản Hơn
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) nhiều nhất có thể, nhưng bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng các ứng dụng chuyên biệt sau:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí danh sách việc cần làm bằng giấy cũng có thể hiệu quả hơn bản kỹ thuật số).
- Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian và lịch trình của bạn.
- Asana để lập kế hoạch deadline dài hạn cho các dự án.
- Google Keep, Notion (chỉ cho mục đích ghi chú), hoặc Apple Notes cho việc ghi chú nhanh và quản lý thông tin.
Giao diện lịch cho thấy việc chặn thời gian cho công việc tập trung, minh họa cách quản lý thời gian hiệu quả bằng ứng dụng đơn giản
Trừ khi bạn đang thực hiện một công việc nào đó thực sự chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thư thái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống đơn giản hơn, đồng thời thấy nó dễ duy trì hơn. Kết quả là, bạn sẽ làm việc năng suất hơn về lâu dài.
Kết Luận
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số ít người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng phổ thông. Bạn không nhất thiết cần một công cụ làm được mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và mất tập trung vào công việc cốt lõi. Thay vào đó, điều bạn thực sự cần là một hệ thống đơn giản, dễ hiểu và dễ duy trì mà bạn có thể kiên trì thực hiện.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” và cách bạn tối ưu hóa năng suất cá nhân trong phần bình luận dưới đây!
