Microsoft Office đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc và học tập, gắn bó với chúng ta qua bao thập kỷ. Nhiều người dùng cho rằng họ đã nắm rõ mọi ngóc ngách của bộ phần mềm văn phòng này. Tuy nhiên, vẫn còn vô số tính năng ẩn Microsoft Office tưởng chừng nhỏ bé nhưng lại mang lại hiệu quả vượt trội, giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc chỉ với vài cú nhấp chuột. Những thủ thuật Microsoft Office này không chỉ đơn thuần là mẹo vặt, mà chúng còn là những “lối tắt bí mật” đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới, khiến công việc trở nên dễ dàng đến mức đôi khi bạn cảm thấy như đang “gian lận”. Bài viết này sẽ tiết lộ 8 thủ thuật ít được biết đến nhưng cực kỳ mạnh mẽ, biến bạn thành một bậc thầy sử dụng Office.
8. Cửa Sổ Bật Lên (Pop Out Panes) – Word, Excel, PowerPoint
Khi làm việc với các tài liệu dài hoặc bộ dữ liệu lớn, việc có một cái nhìn rõ ràng về nội dung luôn là điều cần thiết. Một số công cụ trong Microsoft Office, như bảng Điều chỉnh (Editor Pane) của Word hoặc Clipboard, đều có thể di chuyển và định vị ở bất kỳ đâu trên màn hình. Đây là một trong những mẹo dùng Office hiệu quả ít người biết.
Cách Sử Dụng Cửa Sổ Bật Lên
Bất kỳ mục menu nào có tùy chọn Di chuyển (Move) đều có thể được tách rời và đặt ở bất cứ đâu trên màn hình Office. Ngoài việc giúp bạn có cái nhìn tốt hơn, tính năng này còn giải phóng không gian màn hình quý giá. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của một số bảng điều khiển bằng cách kéo đường viền của chúng.
Cửa sổ Copilot Microsoft Office trong Word
Tôi thường di chuyển và thay đổi kích thước bảng điều khiển Copilot để có thêm không gian cho tài liệu. Chỉ cần chọn mũi tên xuống trên bảng Copilot và sử dụng mũi tên bốn chiều để di chuyển phiên bản thu nhỏ của bảng đến bất kỳ vị trí nào trên màn hình.
7. Điều Hướng Bằng Phím Alt (Alt Key Navigation) – Word, Excel, PowerPoint
Phím Alt là một “cánh cửa bí mật” dẫn đến kho phím tắt Office khổng lồ. Chỉ với một lần nhấn, bạn có thể truy cập bất kỳ lệnh nào trên thanh Ribbon mà không cần dùng chuột để điều hướng. Đây là một thủ thuật Microsoft Office cực kỳ hữu ích cho những ai muốn tăng năng suất làm việc.
Cách Sử Dụng Điều Hướng Bằng Phím Alt
Nhấn phím Alt, và các tổ hợp chữ cái sẽ xuất hiện trên mỗi nút trên thanh Ribbon. Điều này mở khóa các phím tắt Word, phím tắt Excel, phím tắt PowerPoint cho mọi thứ trong Office.
Alt + H mở tab Home, Alt + N truy cập tab Insert, và Alt + P đưa bạn đến tab Page Layout. Khi đã ở trong một tab, nhiều chữ cái hơn sẽ xuất hiện cho các chức năng cụ thể. Bạn sẽ hoàn thành các tác vụ chỉ trong vài giây thay vì phải tìm kiếm trong các menu bằng chuột.
Tiếp tục gõ chuỗi ký tự hiển thị cho lệnh mục tiêu của bạn. Để thoát, hãy nhấn Esc.
Điều hướng bằng phím Alt trong Microsoft Office
Khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt Alt, quy trình làm việc của tôi đã tăng tốc ngay lập tức. Không còn phải nhấp chuột lòng vòng trên thanh Ribbon, và tôi cũng không cần phải ghi nhớ cả danh sách dài các phím tắt Microsoft Office.
Bạn cũng có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để di chuyển giữa các tab trên thanh Ribbon sau khi nhấn Alt.
6. Dán Đặc Biệt > Chuyển Vị (Paste Special > Transpose) – Excel, Word
Nếu bạn đã từng cần chuyển đổi hàng thành cột hoặc ngược lại, Transpose là lựa chọn tối ưu. Trong Excel, thao tác này sẽ đảo ngược hướng dữ liệu của bạn ngay lập tức. Đây là một trong những thủ thuật Excel nâng cao mà bất kỳ ai làm việc với dữ liệu đều nên biết.
Cách Sử Dụng Dán Đặc Biệt > Chuyển Vị trong Excel
Chọn và Sao chép (Copy) phạm vi dữ liệu bạn muốn đảo chiều. Nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn dán. Chọn Dán Đặc Biệt > Chuyển Vị (Paste Special > Transpose) (hoặc từ danh sách thả xuống Dán trên tab Home, tìm biểu tượng Transpose). Cuối cùng, nhấp OK.
Mặc dù Word có nhiều cách để dán văn bản, nhưng lại không có tùy chọn Transpose trực tiếp. Để khắc phục, bạn có thể dán danh sách của mình vào Excel, thực hiện thao tác chuyển vị, sau đó sao chép lại vào Word. Bất cứ khi nào cần sắp xếp lại dữ liệu, Chuyển vị luôn giúp tôi tiết kiệm thời gian và tránh phiền toái.
5. Cọ Định Dạng (Format Painter) – Word, Excel, PowerPoint
Bạn không cần phải lặp lại các bước định dạng giống nhau nhiều lần. Cọ Định Dạng (Format Painter) sao chép tất cả kiểu định dạng từ một vị trí và áp dụng chúng ở nơi khác chỉ với một thao tác đơn giản. Công cụ này có thể sao chép loại phông chữ, kích thước, màu sắc, kiểu chữ in đậm và in nghiêng, highlight văn bản, định dạng đoạn văn, và thậm chí cả đường viền ô trong Excel. Đây là một trong những thủ thuật Word hiệu quả và tiện lợi.
Cách Sử Dụng Cọ Định Dạng
Chọn văn bản hoặc đối tượng có định dạng bạn muốn sao chép. Nhấp vào Cọ Định Dạng (biểu tượng cây cọ vẽ) trên tab Home. Con trỏ chuột của bạn sẽ biến thành hình cây cọ.
Highlight hoặc nhấp vào nội dung bạn muốn định dạng. Để áp dụng cho nhiều mục tiêu, hãy nhấp đúp vào Cọ Định Dạng, sau đó “sơn” vào tất cả các vị trí bạn muốn. Nhấn Esc để dừng.
Microsoft Excel trên màn hình MacBook Air
Tôi rất tin tưởng vào công cụ Microsoft Office này để tiết kiệm thời gian với định dạng và giữ cho kiểu dáng tài liệu nhất quán mà không gặp rắc rối. Chỉ một “nhát cọ”, và mọi thứ đều đồng bộ.
4. Từ Điển Đồng Nghĩa (Thesaurus) và Từ Đồng Nghĩa (Synonyms) – Word, Excel, PowerPoint
Kể từ khi Microsoft ngừng hỗ trợ tính năng Smart Lookup tiện dụng, người dùng Office đã tìm kiếm một giải pháp thay thế. Rất may, tính năng Từ điển Đồng nghĩa vẫn còn đó, giúp bạn làm phong phú thêm vốn từ vựng của mình.
Bạn có thể truy cập các từ đồng nghĩa theo hai cách: chọn một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải, và chọn Đồng nghĩa (Synonyms). Ngoài ra, hãy vào tab Review và nhấp vào Từ điển Đồng nghĩa (Thesaurus). Bảng điều khiển sẽ mở ra ở phía bên phải tài liệu của bạn với các từ liên quan mà bạn có thể trực tiếp chèn vào văn bản. Đây là một mẹo viết nội dung hiệu quả trong Office.
Công cụ Từ điển Đồng nghĩa trong Microsoft Office
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho tôi với tư cách là một người viết. Tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm các từ tương tự và sử dụng chúng để làm cho văn phong của mình bớt đơn điệu.
3. Chuyển Văn Bản Thành Cột (Text to Columns) – Excel, Word
Chuyển Văn Bản Thành Cột giúp biến dữ liệu lộn xộn, đã được nối chuỗi thành các cột riêng biệt, có tổ chức. Tính năng này rất cần thiết khi làm việc với dữ liệu nhập khẩu được đưa vào một cột duy nhất nhưng cần được tách ra dựa trên các dấu phân cách như dấu phẩy, khoảng trắng hoặc tab. Đây là một trong những thủ thuật Excel nâng cao không thể bỏ qua.
Cách Sử Dụng Chuyển Văn Bản Thành Cột trong Word & Excel
Trong Excel, chọn cột dữ liệu của bạn và đi tới Data > Text to Columns. Chọn liệu dữ liệu của bạn được phân cách (bởi các ký tự cụ thể) hay có độ rộng cố định, sau đó làm theo hướng dẫn để chỉ định cách bạn muốn tách dữ liệu.
Chức năng Chuyển văn bản thành cột trong Microsoft Office
Word cũng cung cấp một tính năng tương tự cho bảng. Chọn văn bản của bạn, đi tới Insert > Table > Convert Text to Table, và chỉ định dấu phân cách của bạn. Thao tác này sẽ biến các danh sách hoặc giá trị được phân tách bằng dấu phẩy thành các bảng được định dạng đúng cách ngay lập tức.
Tôi sử dụng Chuyển Văn Bản Thành Cột bất cứ khi nào tôi nhận được dữ liệu lộn xộn, chẳng hạn như cần tách họ và tên hoặc địa chỉ. Tùy chọn này nổi bật hơn trong Excel, tất nhiên. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tác vụ nặng về dữ liệu, hãy chuyển văn bản của bạn sang Excel để tiết kiệm thời gian.
2. Nhập Dữ Liệu Đa Ô (Multi-Cell Data Entry) – Excel, Word
Bạn muốn nhập cùng một giá trị vào nhiều nơi cùng lúc? Excel có một mẹo tiện dụng giúp bạn tiết kiệm lượng thời gian khổng lồ trong các tác vụ nhập dữ liệu. Đây là một trong những thủ thuật Excel đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để tăng tốc nhập liệu.
Cách Sử Dụng Nhập Dữ Liệu Đa Ô trong Excel
Để điền cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel, trước tiên hãy chọn các ô bạn muốn (bạn có thể giữ Ctrl và nhấp để chọn các ô không liền kề). Tiếp theo, nhập dữ liệu của bạn vào ô đang hoạt động (ô cuối cùng có đường viền kép) và nhấn Ctrl + Enter. Thao tác này sẽ điền dữ liệu đó vào tất cả các ô đã chọn.
Nhập dữ liệu nhiều ô trong Microsoft Excel
Để điền dữ liệu vào bảng tính của bạn nhanh hơn, bạn có thể sử dụng Flash Fill và Auto Fill.
Việc dán văn bản vào nhiều ô trong bảng Word hoạt động hơi khác một chút. Chọn và sao chép văn bản; sau đó chọn các ô trống bạn muốn chèn. Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp vào Dán (Paste) để điền vào các ô đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Clipboard để dán bất kỳ đoạn văn bản nào vào nhiều ô bằng cách chọn các ô cụ thể trước. Tôi thường sử dụng tính năng nhập dữ liệu nhiều ô để đánh dấu tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc điền cùng một ngày trên nhiều hàng.
1. Đọc Chính Tả (Dictation) – Word, Outlook, PowerPoint
Đọc Chính Tả (Dictation) đặc biệt mạnh mẽ khi soạn thảo email trong Outlook, tạo nội dung trình bày trong PowerPoint hoặc viết các tài liệu dài trong Word khi việc gõ phím trở nên mệt mỏi. Và nó còn có thể bảo vệ bạn khỏi các chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại. Đây là một tính năng ẩn Microsoft Office đáng kinh ngạc giúp bạn tiết kiệm thời gian và bảo vệ sức khỏe.
Cách Sử Dụng Đọc Chính Tả
Nhấp vào biểu tượng Microphone trên tab Home hoặc nhấn Windows + H để bắt đầu đọc chính tả. Nói một cách tự nhiên, và Office sẽ chuyển giọng nói của bạn thành văn bản trong thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh bằng giọng nói cho dấu câu và định dạng, như nói “dấu chấm”, “dấu phẩy” hoặc “xuống dòng mới”. Các lệnh thoại trong công cụ Dictation của Microsoft Office rất dễ nhớ.
Chức năng Chuyển ghi âm trong Microsoft Office
Dictation ngày càng được cải thiện với mỗi phiên bản Microsoft Office. Tính năng này hoạt động trên nhiều ứng dụng Office khác nhau và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và giọng điệu.
Tôi sử dụng tính năng đọc chính tả khi muốn ghi lại ý tưởng một cách nhanh chóng, đặc biệt là đối với các email dài hoặc bản nháp đầu tiên.
Nằm bên dưới nút Dictate là tùy chọn Chuyển ghi âm thành văn bản (Transcribe) (chỉ có trong Word). Vì nói (hoặc ghi âm bất kỳ âm thanh nào) nhanh hơn gõ phím, tôi sử dụng tính năng chuyển ghi âm giọng nói trong Word để chuyển nhật ký giọng nói của mình thành ghi chú hoặc tạo biên bản cuộc họp dễ tiếp cận. Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 để sử dụng Transcribe.
Microsoft Office không chỉ là một bộ công cụ văn phòng cơ bản; nó là một kho tàng các tính năng mạnh mẽ chưa được khai thác. Hầu hết chúng ta chỉ mới “cào lớp bề mặt” khi sử dụng phần mềm này. Bên cạnh Excel, một “cỗ máy” về dữ liệu, các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook, v.v., cũng sở hữu đủ các tính năng bị đánh giá thấp mà chúng ta thường bỏ qua. Mỗi thủ thuật Microsoft Office được đề cập ở trên đều rất thân thiện với người mới bắt đầu nhưng lại mang lại hiệu quả lớn về mặt thời gian tiết kiệm và sự phiền toái được loại bỏ. Hãy thử áp dụng chúng vào công việc hàng ngày của bạn để thấy sự khác biệt rõ rệt!
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những tính năng này hoặc bất kỳ mẹo Microsoft Office nào khác mà bạn yêu thích trong phần bình luận bên dưới!
