Ngay cả những bảng tính đơn giản nhất – ngân sách, danh sách, trình theo dõi và những thứ tương tự – cũng có thể hưởng lợi từ các tính năng mạnh mẽ trong Excel mà bạn thường tránh vì chúng trông quá phức tạp. Thực tế, chúng dễ sử dụng hơn bạn nghĩ rất nhiều, và có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc. Với vai trò là một chuyên gia tại meocongnghe.com, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn khám phá 6 công cụ ít được biết đến này để biến bạn thành một bậc thầy Excel thực thụ.
Những tính năng này không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn tăng cường độ chính xác và khả năng phân tích dữ liệu, dù bạn là sinh viên, nhân viên văn phòng hay chuyên gia dữ liệu. Hãy cùng tìm hiểu cách tận dụng tối đa Microsoft Excel để tối ưu hiệu suất công việc hàng ngày của bạn.
1. Quick Analysis (Phân tích nhanh)
Hãy tưởng tượng bạn có một bảng tính chứa hồ sơ về doanh số bán hàng. Khi bạn chọn một số ô dữ liệu, công cụ Quick Analysis trong Excel sẽ ngay lập tức đề xuất thực hiện các thao tác sau cho bạn:
- Tính tổng Doanh thu hoặc Đơn vị bán ra.
- Thêm biểu đồ để trực quan hóa Lợi nhuận gộp theo Khu vực.
- Áp dụng thang màu (color scales) để làm nổi bật các đơn hàng có lợi nhuận cao nhất.
- Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành Bảng Excel (Excel Table) để dễ dàng lọc và sắp xếp.
Cách hoạt động của tính năng này rất đơn giản: Khi bạn chọn bất kỳ một dải ô nào trong Excel, một biểu tượng nhỏ sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải (trông giống một hình vuông có ba đường kẻ và một tia sét). Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng này, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Q, và Excel sẽ ngay lập tức hiển thị một menu với năm danh mục phân tích: Định dạng (Formatting), Biểu đồ (Charts), Tổng (Totals), Bảng (Tables) và Sparklines.
Trong mỗi danh mục này, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn phù hợp với dữ liệu cụ thể của mình. Ví dụ, khi tôi chọn mười lăm hàng với tất cả mười bốn cột từ bảng tính hồ sơ bán hàng của mình, Excel gợi ý các loại biểu đồ như Cột nhóm (Clustered Column), Cột chồng (Stacked Column), Thanh nhóm (Clustered Bar) và Thanh chồng (Stacked Bar) trong danh mục Biểu đồ.
Biểu đồ được gợi ý bởi tính năng Phân tích nhanh (Quick Analysis) trong Microsoft Excel sau khi chọn tất cả các cột dữ liệu bán hàng
Tuy nhiên, khi tôi thu hẹp lựa chọn chỉ còn các cột Ngày giao hàng (Ship Date) và Số lượng bán ra (Units Sold), các gợi ý đã thay đổi sang biểu đồ Đường (Line), Phân tán (Scatter), Cột nhóm (Clustered Column) và Vùng chồng (Stacked Area).
Nếu lựa chọn của bạn đủ nhỏ hoặc dễ quản lý, bạn có thể xem trước từng tùy chọn chỉ bằng cách di chuột qua.
Xem trước một PivotTable được gợi ý bởi công cụ Phân tích nhanh trong Excel, giúp trực quan hóa dữ liệu
Trong khi xem trước, nếu bạn thấy tùy chọn nào phù hợp, bạn có thể nhấp vào đó để tạo ngay lập tức. Tính năng này không có sẵn trên phiên bản di động hoặc web. Để sử dụng, bạn sẽ cần Excel 2013 trở lên trên máy tính để bàn.
2. Data Validation (Xác thực dữ liệu)
Hãy tưởng tượng bạn đang thu thập phản hồi RSVP cho đám cưới của mình. Bạn sẽ cần khách mời xác nhận việc tham dự, chọn món ăn ưa thích và có thể cả thông tin về người đi kèm. Nếu không có Data Validation, bạn chắc chắn sẽ nhận được một mớ phản hồi hỗn loạn: Có, có, Tham dự, Gà, Rau, 1, một, hoặc thậm chí là các trường trống hoàn toàn.
Đây là một ví dụ về cách bạn có thể ngăn chặn cơn đau đầu khi phải dọn dẹp mớ dữ liệu như vậy:
- Bôi đen cột “Lựa chọn món ăn” (Meal Choice) của bạn và đi đến thẻ Data (Dữ liệu).
- Tìm Data Validation (Xác thực dữ liệu) trong phần Data Tools (Công cụ dữ liệu). Bạn sẽ nhận ra nó qua biểu tượng hai hình chữ nhật, một hình có dấu tích xanh và hình kia có dấu lỗi màu đỏ.
- Nhấp vào đó, chọn List (Danh sách) trong phần Allow (Cho phép), và nhập các giá trị cho phép của bạn, phân cách bằng dấu phẩy.
- Nhấn OK hoặc Apply (Áp dụng), tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn, và thế là xong.
Giờ đây, khi ai đó cố gắng nhập một món ăn không nằm trong danh sách cho phép của bạn, họ sẽ nhận được một thông báo lỗi.
Thông báo lỗi từ tính năng Xác thực dữ liệu (Data Validation) trong Microsoft Excel, nhắc nhở người dùng nhập đúng định dạng
Bạn cũng có thể tùy chỉnh thông báo lỗi đó. Thay vì thông báo lỗi chung chung của Excel, bạn có thể hiển thị một thông báo thực sự hữu ích, như vui lòng nhập một trong các lựa chọn sau: Gà, Cá hoặc Thuần chay.
Bạn có thể thiết lập các quy tắc xác thực dữ liệu cho gần như mọi thứ. Ví dụ, bạn có thể giới hạn cột “Trạng thái” (Status) chỉ chấp nhận Đang mở, Đang tiến hành và Hoàn thành, hoặc đảm bảo các trường “Ngày” (Date) chỉ chấp nhận ngày trong năm hiện tại. Mấu chốt là bạn cần thiết lập tính năng này trước khi chia sẻ bảng tính của mình với người khác.
3. PivotTables (Bảng tổng hợp)
Tôi biết PivotTables trong Excel trông có vẻ đáng sợ, nhưng thực ra chúng là một trong những cách dễ nhất để hiểu rõ các bộ dữ liệu khổng lồ. Hầu hết mọi người tránh chúng vì nghĩ rằng bạn cần phải là người dùng nâng cao. Thực tế thì không phải vậy.
Giả sử bạn có một bảng tính bán hàng gồm 30.000 hàng và sếp bạn muốn xem Tổng lợi nhuận theo Khu vực.
Bạn có thể mất hàng giờ để viết công thức và lọc dữ liệu, hoặc bạn có thể tạo một PivotTable chỉ trong khoảng 30 giây:
- Chọn bất kỳ ô nào trong dữ liệu của bạn.
- Đi đến Insert (Chèn) > PivotTable > From Table/Range (Từ Bảng/Phạm vi).
- Chọn New Worksheet (Trang tính mới) và nhấp OK.
- Kéo trường “Khu vực” (Region) vào khu vực Rows (Hàng) và trường “Tổng lợi nhuận” (Total Profit) vào khu vực Values (Giá trị).
Ngay lập tức, bạn sẽ thấy mỗi khu vực và tổng lợi nhuận của nó được tóm tắt gọn gàng.
Một PivotTable trong Microsoft Excel hiển thị tổng lợi nhuận được tóm tắt theo từng khu vực, giúp phân tích kinh doanh
Nếu bạn muốn có nhiều lớp phân tích hơn nữa, bạn có thể kéo thêm trường “Quốc gia” (Country) vào khu vực Rows và thêm “Tổng chi phí” (Total Cost) cùng “Tổng doanh thu” (Total Revenue) vào khu vực Values.
PivotTables không chỉ hoạt động với dữ liệu bán hàng. Nếu bạn đang theo dõi hiệu suất học tập của học sinh và muốn xem học sinh nào đạt kết quả tốt nhất ở từng môn học, bạn cũng có thể kéo thả các trường tương tự. Cùng một dữ liệu có thể trả lời hàng chục câu hỏi khác nhau mà không cần tạo nhiều bảng tính hoặc vật lộn với các công thức phức tạp. Hãy đảm bảo dữ liệu của bạn có tiêu đề rõ ràng và không có hàng trống để PivotTable của bạn hoạt động tốt.
4. Flash Fill (Điền nhanh tự động)
Tính năng này về cơ bản là cách để Excel đọc được ý nghĩ của bạn. Bạn cho Excel thấy điều bạn muốn bằng cách nhập một hoặc hai ví dụ, và Excel sẽ tìm ra quy luật, sau đó tự động hoàn thành phần còn lại.
Nếu bạn có một cột chứa họ tên đầy đủ, ví dụ như Nguyễn Thị Lan và Trần Văn Hùng, và bạn chỉ cần tên cuối cùng trong một cột riêng biệt, bạn không cần phải gõ từng cái một thủ công. Chỉ cần gõ Lan vào ô bên cạnh Nguyễn Thị Lan, nhấn Enter, sau đó bắt đầu gõ Hùng vào ô tiếp theo. Excel sẽ nhận ra điều bạn đang làm và đề nghị hoàn thành toàn bộ cột cho bạn.
Flash Fill tự động điền các tên cuối cùng trong cột Họ khách mời trên bảng tính Microsoft Excel, thể hiện khả năng dự đoán thông minh
Các ứng dụng của Flash Fill là vô tận: bạn có thể tách số điện thoại thành mã vùng và số, kết hợp tên và họ từ các cột riêng biệt, trích xuất tên miền email từ địa chỉ đầy đủ, hoặc thậm chí làm sạch định dạng văn bản lộn xộn.
Bí quyết duy nhất để thành thạo Flash Fill là đưa ra các ví dụ tốt. Nếu hai ví dụ đầu tiên của bạn không cung cấp đủ thông tin để Excel hiểu quy luật, bạn chỉ cần thêm một ví dụ thứ ba.
5. Formula Auditing (Kiểm tra công thức)
Chúng ta đều từng trải qua: công thức của bạn đột nhiên tạo ra một lỗi kỳ lạ, và bạn băn khoăn kiểm tra xem mình có gõ sai ở hàng 247 không. May mắn thay, các công cụ Formula Auditing của Excel có thể cho bạn thấy chính xác lỗi ở đâu chỉ trong vài giây.
Giả sử bạn đang tính toán tỷ suất lợi nhuận trên hàng trăm hàng. Bạn có thể có một cột “Tổng biên lợi nhuận” (Total Margin) (chia Tổng lợi nhuận cho Tổng doanh thu) và một cột “Biên lợi nhuận điều chỉnh” (Adjusted Margin) (nhân Tổng biên lợi nhuận với 0.9).
Mọi thứ trông có vẻ hoàn hảo cho đến khi bạn cuộn xuống và thấy các thông báo lỗi rải rác khắp dữ liệu của mình. Đó là lúc Formula Auditing phát huy tác dụng.
Bôi đen bất kỳ ô nào hiển thị lỗi và đi đến thẻ Formulas (Công thức). Nhấp vào Trace Precedents (Kiểm tra tiền lệ), và Excel sẽ vẽ các mũi tên chỉ đến chính xác các ô đang cung cấp dữ liệu cho công thức bị lỗi của bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, bạn thường sẽ phát hiện ra vấn đề ngay lập tức—có thể tổng doanh thu bằng 0, bạn đang tham chiếu đến một ô trống, hoặc ô đó chứa văn bản thay vì một số.
Mũi tên xanh lam từ công cụ Trace Precedents trong Microsoft Excel, chỉ ra các ô dữ liệu nguồn gây lỗi công thức
Trace Dependents (Kiểm tra phụ thuộc) hoạt động ngược lại và thậm chí có thể hữu ích hơn. Bạn có thể bôi đen bất kỳ ô nào để kiểm tra xem những công thức nào khác đang phụ thuộc vào nó. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn sắp xóa hoặc sửa đổi một ô và muốn biết những gì khác có thể bị hỏng.
Công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự là Error Checking (Kiểm tra lỗi). Công cụ này tự động gắn cờ các vấn đề như chia cho 0, tham chiếu đến các ô trống, hoặc các công thức không khớp với quy luật trong cột của chúng.
Công cụ Kiểm tra lỗi (Error Checking) hiển thị thông báo lỗi trong ô O8 của Microsoft Excel, giúp xác định và sửa lỗi công thức
Những công cụ này biến việc gỡ lỗi công thức Excel từ những phỏng đoán khó chịu thành một quy trình liền mạch. Lưu ý: Tính năng này không có sẵn trên phiên bản di động hoặc web.
6. Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện)
Các con số trên một bảng tính chỉ là những con số cho đến khi bạn đặt chúng vào ngữ cảnh. Lấy một bảng tính ngân sách làm ví dụ. Bạn sẽ phải nhìn vào nó một lúc mới có thể hiểu được bạn thực sự đã chi tiêu tiền của mình như thế nào trong suốt tháng đó.
Thay vì tự mình so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách của bạn trên hai mươi danh mục khác nhau, bạn có thể sử dụng Conditional Formatting để làm cho bảng tính của mình đầy màu sắc đến mức bạn có thể ngay lập tức biết mình đã chi tiêu quá mức ở đâu và tiết kiệm được tiền ở đâu. Trong ngân sách hàng tháng của tôi, tôi có một cột “Chênh lệch” (Variance) hiển thị sự khác biệt giữa số tiền tôi dự kiến và số tiền tôi thực sự chi tiêu. Sau đó, tôi để Conditional Formatting thực hiện công việc nặng nhọc.
Đầu tiên, tôi chọn tất cả các ô trong cột “Chênh lệch” của mình và nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trên thẻ Home trước khi thực hiện các bước sau:
- Đối với chi tiêu quá mức: Nhấp vào Highlight Cells Rules (Quy tắc tô sáng ô) > Greater Than (Lớn hơn), gõ 0 vào ô và chọn một màu tô sáng (ví dụ: Màu đỏ nhạt với chữ màu đỏ đậm).
- Đối với chi tiêu dưới mức: Quay lại Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than (Nhỏ hơn), gõ lại 0 và chọn một màu khác.
- Đối với chi tiêu đúng ngân sách: Sử dụng Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Equal To (Bằng), gõ 0 thêm một lần nữa và chọn một màu khác nữa.
Ngay lập tức, các số dương (chi tiêu quá mức) của tôi sẽ sáng màu xanh lá cây, các số âm (tiết kiệm tiền) chuyển sang màu đỏ và các số khớp chính xác giữ nguyên màu vàng. Tôi biết lựa chọn màu sắc của tôi hơi lạ, nhưng nó hiệu quả với tôi. Chỉ cần một cái nhìn là tôi đã biết mọi thứ cần thiết về tháng đó của mình.
Các ô được tô sáng trong cột Chênh lệch của bảng tính Microsoft Excel nhờ Định dạng có điều kiện, giúp nhanh chóng nhận biết các giá trị quan trọng
Data Bars (Thanh dữ liệu) cũng cực kỳ hữu ích để nhìn thấy các mẫu chi tiêu của bạn chỉ bằng một cái liếc mắt. Bạn có thể áp dụng chúng vào cột “Chi tiêu thực tế” (Actual Spend) của mình, và mỗi ô sẽ trở thành một biểu đồ thanh mini. Bạn sẽ ngay lập tức thấy rằng bạn chi tiêu nhiều hơn đáng kể cho hàng tạp hóa so với tiện ích mà không cần phải so sánh từng con số.
Icon Sets (Bộ biểu tượng) cũng rất tuyệt vời để theo dõi xu hướng. Thêm chúng vào cột “Thay đổi từ tháng trước” (Change from Last Month) của bạn, và bạn sẽ thấy mũi tên hướng lên khi chi tiêu tăng đáng kể, mũi tên ngang khi tăng nhẹ và mũi tên hướng xuống khi giảm.
Bộ biểu tượng (Icon Sets) trong cột Thay đổi từ tháng trước của bảng tính Microsoft Excel, trực quan hóa xu hướng tăng giảm chi tiêu
Sai lầm lớn nhất mà những người mới làm quen với Conditional Formatting của Excel thường mắc phải là làm quá đà. Mục tiêu của bạn là làm cho thông tin quan trọng nổi bật, chứ không phải biến bảng tính của bạn thành một cây thông Noel. Vì vậy, hãy chỉ tô sáng những gì cần được chú ý.
Nắm vững dù chỉ một vài trong số các tính năng này cũng có thể thay đổi cách bạn làm việc trong Excel. Chúng không chỉ là các công cụ mạnh mẽ mà còn là những trợ thủ đắc lực giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc như một chuyên gia. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
