Việc tổ chức ảnh không chỉ dành cho những nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Tôi từng nghĩ rằng mình đã có các bản sao lưu đầy đủ và có nhiều thời gian. Nhưng chỉ một vài sai lầm ngớ ngẩn đã khiến tôi mất đi hàng ngàn bức ảnh không thể thay thế. Nếu bạn là người yêu công nghệ và có những bức ảnh quan trọng cần được giữ gìn, hãy đọc bài viết này trước khi bạn cũng rơi vào hoàn cảnh mất mát tương tự. Kinh nghiệm quản lý ảnh này sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có.
1. Không Có Nhiều Bản Sao Ảnh
Trước đây, tôi thường chỉ lưu trữ ảnh ở một nơi duy nhất, trừ khi tôi cần chúng cho một mục đích cụ thể. Ví dụ, hình ảnh từ máy ảnh thường nằm trên ổ cứng ngoài cho đến khi tôi muốn đăng chúng lên Instagram. Trong những trường hợp đó, tôi sẽ chuyển các tệp tin sang điện thoại thông minh của mình.
Việc không giữ nhiều bản sao của ảnh là một rủi ro lớn và nó đã gây ra hậu quả nhiều lần. Chẳng hạn, vào năm 2023, tôi vô tình làm rơi ổ cứng (HDD) xuống sàn nhà. Ổ đĩa ngay lập tức ngừng hoạt động, và tôi đã mất đi toàn bộ ảnh từ nhiều chuyến đi quan trọng. Đây là bài học đắt giá về tầm quan trọng của việc sao lưu ảnh.
Bây giờ, tôi luôn giữ ít nhất hai phiên bản của mỗi bức ảnh. Ngoài ổ cứng HDD, tôi còn lưu trữ ảnh trên Dropbox và/hoặc iCloud. Google Photos cũng là một lựa chọn tuyệt vời, cùng với một số lưu trữ đám mây tập trung vào quyền riêng tư khác. Việc này giúp tôi an tâm hơn rất nhiều.
2. Không Tạo Thư Mục Con Có Tổ Chức
Trước đây, tôi thường sắp xếp ảnh trong ba thư mục chính: “Chưa chỉnh sửa” (Unedited), “Cần chỉnh sửa Photoshop” (For Photoshop Retouching), và “Đã chỉnh sửa” (Edited).
Ban đầu, cách sắp xếp này có vẻ hữu ích, nhưng tôi nhanh chóng gặp phải khó khăn khi số lượng ảnh ngày càng nhiều. Việc gom tất cả ảnh đã chỉnh sửa vào cùng một thư mục ảnh khiến tôi choáng ngợp; việc xóa bỏ mọi thứ và bắt đầu lại từ đầu dường như dễ dàng hơn là cố gắng sắp xếp lại chúng.
Bây giờ, tôi tạo các thư mục con khi cần thiết. Ví dụ, tôi tạo các thư mục theo tháng cho những chủ đề và địa điểm thường xuyên chụp. Nếu cần, tôi thậm chí còn tạo các danh mục cho từng tuần và cho các buổi chụp ảnh cụ thể. Điều này giúp tôi quản lý ảnh một cách khoa học và tìm kiếm nhanh chóng hơn.
Các thư mục ảnh trên máy tính được phân loại theo chủ đề và thời gian giúp quản lý ảnh hiệu quả.
3. Chỉ Giữ Một Định Dạng Tệp Ảnh Duy Nhất
Mặc dù JPEG là định dạng ảnh mặc định và phổ biến nhất, việc không sử dụng các loại tệp khác có thể gây ra nhiều vấn đề. Chẳng hạn, tệp JPEG đôi khi không đủ chất lượng khi tôi muốn bán những bức ảnh của mình. Độ nén của JPEG có thể làm giảm chi tiết, đặc biệt là khi in ấn ở kích thước lớn.
Thư mục chứa các tệp ảnh định dạng PSD trên ổ cứng, minh họa việc lưu trữ đa định dạng.
Ngày nay, tôi giữ các bức ảnh quan trọng ở ít nhất hai định dạng ảnh khác nhau. TIFF rất tốt cho những bức ảnh tôi muốn bán dưới dạng poster nhờ khả năng lưu trữ không nén hoặc nén không mất dữ liệu. Việc lưu ảnh dưới dạng JPEG 2000 là lý tưởng cho các tệp không mất dữ liệu, cung cấp chất lượng cao hơn JPEG thông thường. Tôi sử dụng PSD nếu tôi biết rằng mình sẽ chỉnh sửa ảnh đó trong Photoshop sau này, vì PSD giữ lại tất cả các lớp và lịch sử chỉnh sửa.
4. Không Có Quy Trình Ưu Tiên Rõ Ràng
Dù là chỉnh sửa hay lưu trữ ảnh, tôi đã học được rằng việc ưu tiên những bức ảnh quan trọng nhất sẽ dẫn đến việc quản lý ảnh tốt hơn. Trước đây, tôi thường giữ các tệp của mình theo một thứ tự ngẫu nhiên, điều này gây lãng phí thời gian khi tôi muốn tìm lại chúng sau này.
Tuy nhiên, giờ đây tôi rất coi trọng việc ưu tiên. Ít nhất, tôi đánh dấu những bức ảnh “phải giữ” là yêu thích trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi sắp xếp ảnh gọn gàng bằng Adobe Bridge, một phần mềm quản lý ảnh chuyên nghiệp có hệ thống đánh giá bằng sao. Hơn nữa, tôi sử dụng ứng dụng này để từ chối và xóa bỏ những bức ảnh mà tôi biết sẽ không dùng đến, giúp dọn dẹp không gian lưu trữ và tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Hệ thống đánh giá sao trong Adobe Bridge giúp ưu tiên và quản lý ảnh quan trọng.
5. Không Đặt Tên Tệp Ảnh Đúng Cách
Việc giữ nguyên tên tệp ảnh mặc định đã gây ra căng thẳng không cần thiết khi tôi muốn tìm lại một bức ảnh sau này. “DSCF1234.jpg” rõ ràng không phải là một thuật ngữ dễ tìm kiếm. Tìm kiếm theo ngày đôi khi là một cứu cánh, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhớ chính xác thời điểm mình chụp những bức ảnh đó.
Các tệp ảnh đã được đổi tên rõ ràng như 'Portugal_Beach_Sunset_2018-06-05' trong thư mục, hỗ trợ tìm kiếm dễ dàng hơn.
Mặc dù tôi không thể đặt tên file ảnh trên điện thoại, việc đổi tên trên máy tính và phần mềm đám mây lại rất dễ dàng. Tôi đặt tên ảnh theo cách mà tôi có thể dễ dàng ghi nhớ, chẳng hạn như “Portugal_Beach_Sunset_2018-06-05”. Sau đó, tôi có thể tìm kiếm trên ổ cứng hoặc nền tảng lưu trữ của mình mà không cần phải vào đúng thư mục hoặc đoán mò. Việc này cực kỳ hữu ích cho việc quản lý ảnh chuyên nghiệp.
6. Xóa Phần Mềm Chỉnh Sửa Ảnh
Đôi khi tôi đã xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh vì nhiều lý do khác nhau. Khi tôi chuyển ra nước ngoài vào năm 2020, gói đăng ký Adobe Lightroom cũ của tôi không còn hoạt động. Tuy nhiên, tôi không nhận ra rằng việc tạo tài khoản mới sẽ dẫn đến việc mất tất cả ảnh (và cài đặt trước) đã được lưu trong ứng dụng cũ.
Trong những dịp khác, tôi đã gỡ bỏ phần mềm chỉnh sửa ảnh vì các vấn đề về hiệu suất. Thật kinh hoàng, sau khi cài đặt lại ứng dụng, tôi nhận thấy danh mục ảnh trống rỗng. Đây là một bài học đau đớn về việc bảo vệ dữ liệu.
Tôi cố gắng tránh xóa các ứng dụng của mình và thay vào đó tìm kiếm các giải pháp thay thế. Nhưng nếu bắt buộc phải xóa, tôi sẽ lưu tất cả các tệp vào một ổ đĩa ngoài và sau đó nhập lại ảnh vào Lightroom. Lightroom CC là một lựa chọn khác vì tất cả ảnh đều được lưu trữ trên máy chủ đám mây, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu cục bộ.
7. Phụ Thuộc Vào Ứng Dụng Ảnh Mặc Định Của Máy Tính
Trước khi mua MacBook và có quyền truy cập iCloud, tôi từng phụ thuộc vào các ứng dụng mặc định của máy tính cũ để tổ chức ảnh. Nhưng mỗi khi tôi cần xóa dữ liệu thiết bị (điều thường xuyên xảy ra), tôi đều mất tất cả các tệp của mình. Nhìn lại bây giờ, tôi nhận ra mình đã ngớ ngẩn đến mức nào vì vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục được.
Thay vì phụ thuộc vào máy tính, tôi tải các hình ảnh quan trọng lên máy chủ đám mây. May mắn thay, máy Mac của tôi thực hiện điều này theo mặc định—nhưng tôi khuyên bạn không nên sử dụng ứng dụng gốc của hệ điều hành trên tất cả các thiết bị. Là một lợi ích bổ sung, việc giữ ảnh được lưu trữ trên đám mây còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị của bạn, giúp quản lý ảnh linh hoạt hơn.
8. Không Tổ Chức Ảnh Dựa Trên Mục Đích Sử Dụng
Mặc dù tôi thường điều chỉnh kích thước ảnh Instagram theo tỷ lệ 4:5, tôi linh hoạt hơn khi đăng ảnh lên blog hoặc các nền tảng trực tuyến khác. Nhưng dù cần phải thay đổi kích thước ảnh, tôi vẫn giữ tất cả trong cùng một thư mục. Điều này gây khó khăn khi tôi cần tìm kiếm ảnh cho các mục đích cụ thể.
Ngoài việc mất những bức ảnh lẽ ra rất tuyệt để chia sẻ, việc không tổ chức ảnh dựa trên mục đích sử dụng còn có nghĩa là tôi phải làm thủ công nhiều hơn để tìm một bức ảnh. Tạo các thư mục có tiêu đề như “Dành cho Instagram”, “Chia sẻ với Gia đình”, v.v., là một giải pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả.
Cấu trúc thư mục ảnh trên ổ cứng máy tính được phân loại theo mục đích sử dụng như 'For Instagram' để tối ưu hóa việc chia sẻ.
9. Bỏ Qua Việc Gắn Thẻ Cho Người Khác
Tôi chưa bao giờ nhận ra việc gắn thẻ ai đó trên Facebook có thể được áp dụng để tổ chức ảnh ở những nơi khác. Việc tìm kiếm hình ảnh của những người cụ thể còn khó hơn khi chỉ dựa vào các thư mục, và tôi ước rằng mình đã thêm các thẻ tên cho các bức ảnh chân dung sớm hơn.
Nhờ tính năng Nhận diện khuôn mặt trong ứng dụng Photos, tôi không cần phải tạo thẻ trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi tạo thẻ theo cách tương tự như cách tôi tạo các thẻ khác (chỉ khác là tôi sử dụng tên của người đó thay vì một mô tả chung). Điều này giúp việc tìm kiếm ảnh có mặt những người cụ thể trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.
10. Không Sao Lưu Ảnh Thường Xuyên
Trước đây, tôi chỉ sao lưu ảnh khi việc xem các thư mục của mình trở nên quá tải. Ngoài việc tốn nhiều thời gian hơn, điều đó có nghĩa là tôi luôn có nguy cơ mất tệp. Ngay cả trên iCloud, tôi cũng tắt tính năng sao lưu tự động. Trong trường hợp có lỗi hệ thống hoặc ổ cứng bị hỏng, tôi đã mất hàng năm ký ức quý giá.
Bây giờ, tôi thực hiện sao lưu ảnh định kỳ, ngắt quãng. Tôi bật tính năng sao lưu tự động iCloud trên các thiết bị Apple của mình; nếu thiết bị của bạn có tính năng tương tự, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Khi sử dụng Lightroom và Photoshop, tôi tải các bức ảnh đã chỉnh sửa lên Dropbox ngay sau mỗi phiên làm việc. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu của tôi luôn được bảo vệ và cập nhật.
Tổ chức ảnh tốn thời gian, nhưng không nhiều bằng việc khôi phục những bức ảnh đã mất. Vì đôi khi điều đó là không thể, giờ đây tôi luôn cố gắng giữ mọi thứ gọn gàng. Nó đã trở thành một phần bình thường trong lịch trình của tôi và ít căng thẳng hơn nhiều so với việc phải sắp xếp lại mọi thứ sau này.
Hãy bắt đầu quản lý ảnh của bạn một cách khoa học ngay hôm nay để bảo vệ những kỷ niệm quý giá. Bạn có kinh nghiệm hay mẹo nào khác để tổ chức ảnh hiệu quả không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
